Συντονισμός
προμηθευτών και χώρου

Όχι, μας πληρώνετε εσείς και μόνο εσείς. Αυτή η ανεξαρτησία μάς επιτρέπει να προτείνουμε τον χώρο που ταιριάζει στην εκδήλωσή σας και όχι εκείνον που δίνει αμοιβή μεσιτείας. Όταν ένας προμηθευτής προσφέρει τιμή για επαγγελματίες ή γραφεία, η έκπτωση περνά σε εσάς και φαίνεται ανοιχτά στον προϋπολογισμό, ώστε να βλέπετε την πραγματική τιμή κάθε γραμμής. Θα ξέρετε πάντα ποιον πληρώνετε και για ποιο πράγμα. Αν προτιμάτε να κλείσετε έναν προμηθευτή απευθείας και όχι μέσα από τον δικό μας προϋπολογισμό, δεν υπάρχει πρόβλημα: τον συντονίζουμε ακριβώς όπως και όσους φέρνουμε εμείς.

Ναι, και το να μπούμε στο έργο αφού έχει κλειστεί ο χώρος είναι από τα πιο συνηθισμένα σημεία εκκίνησης. Παίρνουμε τον χώρο ως δεδομένο, κάνουμε τεχνικό έλεγχο σε σχέση με όσα σχεδιάζετε και συντονίζουμε κάθε προμηθευτή γύρω από αυτόν. Κάποιες φορές ο έλεγχος αυτός φέρνει στο φως έναν περιορισμό που καλό είναι να τον ξέρετε νωρίς, όπως ώρα λήξης για τον θόρυβο, περιορισμό στην εκφόρτωση, παροχή ρεύματος που δεν σηκώνει τον φωτισμό ή ελάχιστη κατανάλωση σε ποτά. Αν τον βρείτε τη δεύτερη εβδομάδα του σχεδιασμού, έχετε χρόνο να προσαρμοστείτε· αν τον βρείτε την ημέρα της εκδήλωσης, όχι. Αν θέλετε, ελέγχουμε επίσης τη σύμβαση του χώρου για όρους που επηρεάζουν το υπόλοιπο σχέδιο.

Ξεκινάμε από τέσσερα πράγματα: χωρητικότητα για τη μορφή που θέλετε, τοποθεσία σε σχέση με το από πού έρχονται οι καλεσμένοι, προϋπολογισμό μαζί με τυχόν ελάχιστη κατανάλωση, και την ατμόσφαιρα που χρειάζεται η εκδήλωση. Με βάση αυτά φτιάχνουμε μια λίστα με τρεις έως πέντε χώρους, τους επισκεπτόμαστε και ελέγχουμε τα πρακτικά σημεία που λείπουν από τα φυλλάδια, όπως πρόσβαση για εκφόρτωση, διαδρομές χωρίς σκαλιά, όρια ήχου, ρεύμα, Wi-Fi υπό φόρτο και πώς δείχνει η αίθουσα με τον πραγματικό αριθμό καλεσμένων σας. Παίρνετε μια σύντομη σύγκριση με κόστη και συμβιβασμούς και μετά κανονίζουμε επισκέψεις σε όσους σας αρέσουν. Η Κοπεγχάγη έχει μεγάλη ποικιλία, από αποθήκες στο λιμάνι μέχρι αίθουσες χορού ξενοδοχείων, οπότε η λίστα σπάνια είναι το δύσκολο κομμάτι.

Οι περισσότερες εταιρικές εκδηλώσεις χρειάζονται από έξι έως δώδεκα προμηθευτές. Ο συνηθισμένος πυρήνας είναι ο χώρος, το catering και τα ποτά, το προσωπικό σέρβις, η ενοικίαση επίπλων και διακόσμησης, ο ήχος και ο φωτισμός, και η φωτογράφιση ή το βίντεο. Ανάλογα με το brief μπορεί να προστεθούν σκηνή και οθόνες, λουλούδια, εκτυπώσεις για σήμανση και κονκάρδες, μεταφορές ή λεωφορεία shuttle, φύλαξη, προσωπικό βεστιαρίου και ψυχαγωγία, όπως ένας DJ ή μια μπάντα. Ο καθένας έρχεται με τη δική του σύμβαση, ώρα παράδοσης και υπεύθυνο επικοινωνίας. Η δουλειά μας είναι να τους επιλέξουμε με βάση τον προϋπολογισμό σας, να κρατάμε κάθε συμφωνία σε ένα σημείο και να φροντίζουμε ώστε το φορτηγάκι που χρειάζεται τη ράμπα εκφόρτωσης στις 14:00 να μην μπλοκάρεται από εκείνο που έχει κλείσει για τις 14:15.

Συχνά ναι, αν και η έκπτωση σπάνια προέρχεται μόνο από την τιμή καταλόγου. Οι χώροι έχουν μεγαλύτερη ευελιξία στους όρους γύρω από αυτήν: την ελάχιστη κατανάλωση, τις ώρες ενοικίασης, το πακέτο ποτών, το χρονοδιάγραμμα της προκαταβολής, τις προθεσμίες ακύρωσης και το τι περιλαμβάνει το μίσθωμα της αίθουσας. Καθημερινές, πιο ήσυχοι μήνες και έγκαιρες κρατήσεις δίνουν επίσης περισσότερο περιθώριο διαπραγμάτευσης. Ξέρουμε ποιοι όροι συνήθως μετράνε και τους ζητάμε πριν υπογραφούν οι συμβάσεις, τότε που ο χώρος είναι πιο πρόθυμος να υποχωρήσει. Δεν θα σας υποσχεθούμε συγκεκριμένη έκπτωση, αλλά θα σας δείξουμε τι ζητήθηκε και τι συμφωνήθηκε, ώστε το αποτέλεσμα να φαίνεται.

Τον αντικαθιστούμε, και το σχέδιο είναι στημένο έτσι ώστε η αντικατάσταση να είναι εφικτή. Στην αναζήτηση έχουμε στο μυαλό μας εναλλακτικές για κάθε κρίσιμο προμηθευτή και σημειώνουμε ποιοι θα μπορούσαν να αναλάβουν με λίγη προειδοποίηση. Αν αποχωρήσει μια εταιρεία catering, μια εταιρεία ήχου ή ένας φωτογράφος, επικοινωνούμε αμέσως με τις εναλλακτικές, ενημερώνουμε τον νέο προμηθευτή με το υπάρχον πρόγραμμα ροής (run-of-show) και τις ώρες, και ελέγχουμε ότι πρόσβαση, ρεύμα και προσωπικό εξακολουθούν να λειτουργούν. Σας λέμε τι άλλαξε και αν επηρεάζει τον προϋπολογισμό. Δεν συμβαίνει συχνά, αλλά όταν συμβεί, ένας συντονιστής με πλήρη εικόνα το κάνει μια φορτωμένη μέρα και όχι κρίση.