Εταιρικές εκδηλώσεις,
λανσαρίσματα και πάρτι

Στην Κοπεγχάγη, μια απλή βραδινή δεξίωση ξεκινά συνήθως από περίπου 600 έως 900 κορώνες Δανίας (DKK) ανά άτομο, με χώρο, catering και ποτά. Ένα ολοήμερο συνέδριο με σκηνή, ήχο, εγγραφές και γεύμα κοστίζει αρκετά περισσότερο, και ένα λανσάρισμα με κατασκευασμένο σκηνικό ή καθιστό δείπνο ακόμη περισσότερο. Οι μεγαλύτερες μεταβλητές είναι ο χώρος, η διάρκεια της εκδήλωσης, το πακέτο ποτών και πόση τεχνική παραγωγή χρειάζεται το πρόγραμμα. Καταρτίζουμε τον προϋπολογισμό με βάση το ποσό που έχετε, δείχνουμε πού φτάνει και πού όχι, και προτείνουμε πού να ξοδέψετε και πού να εξοικονομήσετε, ώστε τα χρήματα να πάνε σε ό,τι πραγματικά προσέχουν οι καλεσμένοι.

Ναι, παράγουμε εκδηλώσεις σε όλη τη Δανία, και έχουμε παράγει εκδηλώσεις στην Ελλάδα μέσω της δραστηριότητας του ομίλου στη Σκιάθο. Έξω από τη συνηθισμένη μας ακτίνα, τα ταξίδια, η διαμονή του συνεργείου και η εύρεση τοπικών προμηθευτών μπαίνουν στο σχέδιο ως ξεχωριστές γραμμές αντί να κρύβονται σε μια ημερήσια χρέωση. Για εκδηλώσεις στη Γιουτλάνδη ή στη Φιονία συχνά συνδυάζουμε αξιόπιστους τοπικούς προμηθευτές με τον δικό μας παραγωγό, ήχο και ομάδα καταγραφής. Για διεθνείς εκδηλώσεις ελέγχουμε νωρίς ποιοι προμηθευτές μπορούν να ταξιδέψουν και ποιοι πρέπει να βρεθούν τοπικά, και σας λέμε ποια σκέλη της εκδήλωσης επηρεάζει αυτή η επιλογή, ώστε ο προϋπολογισμός να αντανακλά το πραγματικό κόστος της τοποθεσίας.

Σχεδιάζουμε ένα λανσάρισμα αντίστροφα, ξεκινώντας από την αποκάλυψη: τη στιγμή που παρουσιάζεται το προϊόν και τι πρέπει να κρατήσουν από αυτήν ο Τύπος, οι συνεργάτες και οι πελάτες. Από εκεί ορίζουμε τη λίστα καλεσμένων, τον χώρο που ταιριάζει στο προϊόν, τη σκηνή και το περιεχόμενο της οθόνης, τον χρονισμό των ομιλιών και των επιδείξεων, και ένα σχέδιο εμπάργκο αν παρευρίσκονται μέσα ενημέρωσης. Η καταγραφή ενημερώνεται πριν από την ημέρα, ώστε φωτογραφίες και βίντεο της αποκάλυψης να είναι έτοιμα για τα κανάλια σας μέσα σε λίγες ώρες. Σχεδιάζουμε επίσης τι γίνεται μετά την αποκάλυψη, γιατί οι καλεσμένοι θυμούνται τις συζητήσεις και τον χρόνο που περνούν με το προϊόν στα χέρια τους όσο και την ίδια την παρουσίαση.

Σχεδιάζουμε πάρτι προσωπικού και επετείους από περίπου πενήντα καλεσμένους έως αρκετές εκατοντάδες. Ο αριθμός των καλεσμένων αλλάζει κυρίως τις επιλογές χώρου, τη μορφή του catering και το πλήθος του προσωπικού επί τόπου, όχι την προσέγγιση του σχεδιασμού. Κάτω από εκατό άτομα, ένα ιδιωτικό εστιατόριο ή ένας χώρος εκδηλώσεων με δικό του μπαρ συχνά λειτουργεί καλύτερα. Πάνω από μερικές εκατοντάδες, χρειάζεστε χώρο με επαρκή χωρητικότητα, ροή στη γκαρνταρόμπα, ήχο που φτάνει ως το βάθος της αίθουσας και σαφές σχέδιο για τις αφίξεις. Για τις επετείους συνήθως προσθέτουμε ένα σύντομο πρόγραμμα, όπως μια ομιλία, ένα βίντεο για την εταιρεία ή μια αποκάλυψη, και χτίζουμε τη βραδιά γύρω από εκείνη τη στιγμή.

Αποφασίστε πριν από οτιδήποτε άλλο ποιες συζητήσεις πρέπει να δημιουργήσει η βραδιά. Μια βραδιά πελατών ή συνεργατών δικαιολογεί τον προϋπολογισμό της όταν συναντιούνται οι σωστοί άνθρωποι, οπότε ξεκινάμε από τη λίστα καλεσμένων και τους οικοδεσπότες από τη δική σας πλευρά, και μετά σχεδιάζουμε τον χώρο, τις θέσεις και τον χρονισμό ώστε αυτές οι συναντήσεις να γίνονται εύκολα. Αυτό μπορεί να σημαίνει πιο σύντομο πρόγραμμα, ψηλά τραπέζια αντί για μακρύ δείπνο ή μια λίστα οικοδεσποτών με ονόματα προς σύσταση. Αναλαμβάνουμε τις προσκλήσεις και τις υπενθυμίσεις ώστε το ποσοστό επιβεβαίωσης να είναι υψηλό, και καταγράφουμε τη βραδιά διακριτικά ώστε το υλικό να χρησιμεύει στην επόμενη επικοινωνία. Στη συνέχεια παίρνετε πίσω τη λίστα συμμετοχής, έτοιμη για την ομάδα πωλήσεών σας.

Κλείστε τον χώρο τέσσερις έως έξι μήνες νωρίτερα για χριστουγεννιάτικο πάρτι και τρεις έως τέσσερις μήνες νωρίτερα για καλοκαιρινό. Η περίοδος του julefrokost (του δανέζικου χριστουγεννιάτικου γεύματος) γεμίζει γρήγορα τους χώρους, τις εταιρείες catering και τους DJ της Κοπεγχάγης, ιδίως Παρασκευές και Σάββατα από τα τέλη Νοεμβρίου ως τα μέσα Δεκεμβρίου, έτσι οι εταιρείες που αρχίζουν να ψάχνουν νωρίς το φθινόπωρο συχνά βρίσκουν τις καλύτερες αίθουσες ήδη κλεισμένες. Το καλοκαίρι έχει λιγότερο συνωστισμό, αλλά εξαρτάται από τον εξωτερικό χώρο και τον καιρό, κάτι που απαιτεί στεγασμένη εναλλακτική. Μόλις οριστεί ο χώρος, ο υπόλοιπος σχεδιασμός συνήθως χρειάζεται έξι έως δέκα εβδομάδες. Αν η ημερομηνία σας είναι ήδη κοντά, πείτε μας ούτως ή άλλως: καθημερινές και πάρτι τον Ιανουάριο είναι συχνά ακόμη εφικτά.