Lokation og
leverandører koordineret

Nej, vi bliver betalt af dig og kun af dig. Den uafhængighed er det, der gør, at vi kan anbefale den lokation, der passer til dit event, og ikke den, der betaler et formidlingsgebyr. Når en leverandør tilbyder en bureaupris, går besparelsen videre til dig og står åbent i budgettet, så du kan se den reelle pris på hver linje. Du ved altid, hvem du betaler, og for hvad. Vil du hellere indgå aftale med en leverandør direkte i stedet for gennem vores budget, er det helt i orden, og vi koordinerer dem på præcis samme måde som dem, vi selv henter ind.

Ja, og at komme ind efter lokationen er booket er et af de mest almindelige udgangspunkter. Vi tager lokationen, som den er, laver et teknisk tjek op mod det, du planlægger, og koordinerer alle leverandører omkring den. En gang imellem viser tjekket en begrænsning, der er værd at kende tidligt, for eksempel et tidspunkt, hvor der skal være ro, en begrænsning på indlæsningen, en strømforsyning, der ikke kan bære lyset, eller et minimumsforbrug på drikkevarer. Finder man den i anden uge af planlægningen, er der tid til at tilpasse sig. Finder man den på dagen, er der ikke. Hvis du vil, gennemgår vi også lokationens kontrakt for klausuler, der påvirker resten af planen.

Vi tager udgangspunkt i fire ting: kapacitet til det format, du ønsker, beliggenhed i forhold til, hvor gæsterne kommer fra, budget inklusive et eventuelt minimumsforbrug og den stemning, eventet har brug for. Ud fra det laver vi en shortliste med tre til fem lokationer, besøger dem og tjekker de praktiske ting, brochurerne udelader, som adgang til indlæsning, niveaufri adgang, lydgrænser, strøm, wifi under belastning, og hvordan rummet ser ud med dit reelle antal gæster. Du får en kort sammenligning med priser og fordele og ulemper, og derefter arrangerer vi fremvisninger af dem, du kan lide. København har et bredt udvalg, fra pakhuse ved havnen til hotellers festsale, så shortlisten er sjældent det svære.

De fleste firmaevents har brug for mellem seks og tolv leverandører. Den faste kerne er som regel lokationen, mad og drikke, serveringspersonale, leje af møbler og udsmykning, lyd og lys samt foto eller film. Afhængigt af briefen kan der komme scene og skærme, blomster, tryk af skilte og navneskilte, transport eller shuttlebusser, vagter, garderobepersonale og underholdning som en DJ eller et band til. Hver af dem har sin egen kontrakt, sit eget leveringsvindue og sin egen kontaktperson. Vores opgave er at vælge dem ud fra dit budget, samle alle aftaler ét sted og sørge for, at den varebil, der skal bruge læsserampen kl. 14.00, ikke bliver blokeret af den, der er booket til kl. 14.15.

Ofte, ja, selvom besparelsen sjældent kommer fra selve listeprisen. Lokationer har mere fleksibilitet på vilkårene omkring den: minimumsforbruget, lejetimerne, drikkevarepakken, depositumsplanen, afbestillingsfristerne og hvad der er inkluderet i lokalelejen. Hverdage, stille måneder og tidlig booking giver også mere at forhandle med. Vi ved, hvilke klausuler der plejer at betyde noget, og beder om dem, før kontrakterne underskrives, hvor lokationen er mest villig til at rykke sig. Vi lover ikke en bestemt rabat, men vi viser dig, hvad der blev bedt om, og hvad der blev aftalt, så resultatet er synligt.

Så erstatter vi dem, og planen er bygget, så en erstatning er mulig. Under udvælgelsen har vi alternativer i tankerne for hver kritisk leverandør og noterer, hvilke der kan træde til med kort varsel. Falder en cateringvirksomhed, et lydfirma eller en fotograf fra, kontakter vi alternativerne med det samme, briefer den nye leverandør med den eksisterende drejebog og tidsplan og tjekker, at adgang, strøm og bemanding stadig fungerer. Du får at vide, hvad der er ændret, og om det påvirker budgettet. Det sker ikke ofte, men når det gør, gør en koordinator med det fulde overblik det til en travl dag i stedet for en krise.