Firmaevents,
lanceringer og fester

I København starter en enkel aftenreception typisk omkring 600 til 900 kr. pr. person inklusive lokation, mad og drikkevarer. En heldagskonference med scene, lyd, tilmelding og frokost ligger et godt stykke over det, og en lancering med bygget scenografi eller en siddende middag ligger endnu højere. De største variabler er lokationen, eventets længde, drikkevarepakken og hvor meget teknisk produktion programmet kræver. Vi bygger budgettet ud fra det beløb, du har, viser hvor det rækker, og hvor det ikke gør, og foreslår, hvor du skal bruge penge, og hvor du kan spare, så pengene går til det, gæsterne faktisk lægger mærke til.

Ja, vi producerer events i hele Danmark, og vi har produceret events i Grækenland via gruppens afdeling på Skiathos. Uden for vores normale radius står rejse, overnatning til crew og lokale leverandører i planen som selvstændige linjer i stedet for at være gemt i en dagspris. Til events i Jylland eller på Fyn kombinerer vi ofte lokale leverandører, vi stoler på, med vores egen producer, lyd og optagelse. Til internationale events undersøger vi tidligt, hvilke leverandører der kan rejse, og hvilke der skal findes lokalt, og vi fortæller dig, hvilke dele af eventet det valg påvirker, så budgettet afspejler den reelle pris for stedet.

Vi planlægger en lancering baglæns fra afsløringen: øjeblikket, hvor produktet vises, og hvad presse, partnere og kunder skal tage med derfra. Ud fra det fastlægger vi gæstelisten, en lokation der passer til produktet, scene- og skærmindhold, timingen af taler og demonstrationer og en embargoplan, hvis der kommer medier. Optagelsen briefes før dagen, så fotos og film af afsløringen er klar til dine kanaler inden for få timer. Vi planlægger også, hvad der sker efter afsløringen, fordi gæsterne husker samtalerne og tiden med produktet i hånden lige så godt som selve præsentationen.

Vi planlægger firmafester og jubilæer fra omkring halvtreds gæster til flere hundrede. Antallet af gæster ændrer primært mulighederne for lokation, serveringsformen og antallet af personale på stedet, ikke tilgangen til planlægningen. Under hundrede fungerer en restaurant lejet til lukket selskab eller et eventlokale med egen bar ofte bedst. Over et par hundrede skal du bruge en lokation med reel kapacitet, en garderobe der kan følge med, lyd der når bagerst i rummet og en klar plan for ankomsten. Til jubilæer tilføjer vi som regel et kort program, for eksempel en tale, en film om virksomheden eller en afsløring, og bygger aftenen op om det øjeblik.

Beslut før alt andet, hvilke samtaler aftenen skal skabe. Et kunde- eller partnerarrangement er budgettet værd, når de rigtige mennesker mødes, så vi starter med gæstelisten og værterne på jeres side og designer derefter rum, bordplan og timing, så de møder bliver lette. Det kan betyde et kortere program, ståborde i stedet for en lang middag eller en værtsliste med navne, der skal introduceres. Vi står for invitationer og påmindelser, så tilmeldingsprocenten er høj, og vi optager aftenen diskret, så materialet kan bruges til opfølgning. Bagefter får du deltagerlisten tilbage, klar til dit salgsteam.

Book lokationen fire til seks måneder i forvejen til en julefrokost og tre til fire måneder i forvejen til en sommerfest. Julefrokostsæsonen fylder Københavns lokationer, cateringfirmaer og DJs hurtigt op, især fredage og lørdage fra slutningen af november til midten af december, så virksomheder, der begynder at lede i det tidlige efterår, opdager ofte, at de bedste lokaler er væk. Sommeren er mindre presset, men afhænger af udendørsarealer og vejret, hvilket kræver et overdækket alternativ. Når lokationen er på plads, tager resten af planlægningen som regel seks til ti uger. Hvis din dato allerede er tæt på, så skriv alligevel: hverdagsaftener og fester i januar kan ofte stadig lade sig gøre.