Invitationer, skilte
og eventet online

Send invitationerne seks til otte uger før til en firmaaften og tre måneder eller mere før til en konference, folk skal rejse til, med en save the date endnu tidligere. Events i december i Danmark har gavn af en tidligere udsendelse, fordi kalenderne hurtigt bliver fyldt. Rækken af påmindelser betyder lige så meget som selve invitationen. De fleste tilmeldinger kommer efter anden eller tredje henvendelse, ikke den første, så vi planlægger en kort serie: invitation, påmindelse, en sidste chance før fristen og derefter praktisk information til de tilmeldte gæster et par dage før. Hver besked skrives og designes, så de passer sammen, og timet, så weekender og helligdage undgås.

Ja, begge dele laves ud fra samme brief af samme team, og det er netop grunden til at få dem lavet her. Identiteten, microsite, tilmeldingsflowet, e-mailinvitationerne og tryksagerne designes sammen, så gæsten ser én sammenhængende ting i stedet for tre leverandørers udgaver af din farve. Når vi bygger sitet selv, går ændringer også hurtigt: en ny taler eller et flyttet programpunkt opdateres på sitet, i e-mails og i skiltefilerne i én omgang. Vores webteam står for hosting, formularer og databeskyttelse ved tilmeldinger som en del af samme opgave.

En microsite til et event skal svare på gæstens praktiske spørgsmål og tage imod tilmeldingen med så lidt besvær som muligt. Det vigtigste er dato, tidspunkt og sted med kort, en tydelig opfordring til at tilmelde sig, program og talere, information om transport og tilgængelighed, en eventuel dresscode og en kontakt til spørgsmål. Til betalte events indeholder den billetsalg; til events med invitation et personligt tilmeldingslink. Efter eventet kan samme site vise recap-filmen og billederne. Vi holder den hurtig og enkel på mobilen, fordi de fleste gæster åbner den fra en e-mail på telefonen.

Nej, en eventidentitet skal udspringe af dit brand frem for at være en kopi af det. Gæsterne skal genkende din virksomhed med det samme, så vi beholder dit logo, dine skrifttyper og dine kernefarver, men et event har som regel brug for sin egen behandling af navnet, en accentfarve eller et grafisk greb, der giver det sin egen personlighed. Det betyder mest for tilbagevendende events, hvor identiteten opbygger genkendelse år efter år, og for lanceringer, hvor produktet skal skille sig ud. Vi holder os inden for dine brandretningslinjer og viser dig tidlige skitser, før noget går i trykken, så dit brandteam kan godkende retningen.

De fleste events har brug for flere skilte, end folk regner med, fordi gæsterne ankommer til en bygning, de ikke kender. Et typisk sæt består af et velkomstskilt ved indgangen, vejvisning fra gaden eller receptionen til eventet, skilte til registrering og garderobe, lokalenavne og tidspunkter for programpunkter, skilte til toiletter og udgange, hvor lokationens egne er utydelige, og en baggrundsvæg til fotos eller interviews. I salen kan du have brug for scenegrafik, slides til skærmene og navneskilte. Vi planlægger skiltningen ud fra en gennemgang af lokationen og gæstens vej gennem den og producerer den derefter i de størrelser og materialer, lokationen tillader.

Ja, tryksager er en del af omfanget for eventbranding. Det omfatter programmer, menukort, bordkort, bordnumre, navneskilte, nøglesnore og ting til at tage med, fx et trykt resumé eller et takkekort. Vi designer dem i eventets identitet, tjekker hvert navn og hver titel mod tilmeldingslisten og står for tryk og levering til lokationen. Navneskiltene trykkes sent, ud fra den endelige gæsteliste, så tilmeldinger i sidste øjeblik også kommer med. Hvor tryk ikke er nødvendigt, fx når et digitalt program kan gøre det, siger vi det, fordi færre tryksager som regel er billigere og lettere at holde korrekte.