Et event,
fra start til slut

Til et større event bør du booke tre til seks måneder i forvejen. Selve planlægningen tager sjældent så lang tid; begrænsningen er, at gode lokationer, cateringfirmaer og tekniske crews i København bliver booket op, især omkring sommeren og julefrokostsæsonen. Booker du tidligt, får du flere valgmuligheder og bedre vilkår. Kortere tidsplaner kan lade sig gøre, og vi har leveret velafviklede events på seks uger, men en presset tidsplan koster mere og begrænser mulighederne for lokation og leverandører. Vi fortæller dig ligeud, hvad en kort deadline betyder for dit budget og dine valg, før du forpligter dig, så du træffer beslutningen med fakta på bordet.

Ja, eksisterende cateringfirmaer, lokationer og leverandører passer ind i planen, og vi koordinerer dem sammen med dem, vi selv tager med. Koordinering er selve ydelsen, så vi har ingen grund til at udskifte samarbejder, du er glad for. Det, vi beder om, er en kontaktperson, den aftalte opgave og leveringstiderne, så alle leverandører arbejder efter samme tidsplan og samme drejebog. Ser vi et hul, for eksempel et cateringfirma uden nok personale til antallet af gæster eller en lokationskontrakt uden en klausul om støj, gør vi opmærksom på det med et forslag til en løsning. Du beholder samarbejdet og kontrakten; vi sørger for, at det passer med resten af eventet.

Lokationens eget team styrer lokationen; et produktionsteam styrer eventet. Interne koordinatorer er ofte fremragende til deres lokaler, deres catering og deres husregler, men deres job slutter ved bygningens kant, og deres prioritet er lokationens kalender. Fuld produktion dækker alt uden for det: koncept og formål, budgettet på tværs af alle leverandører, invitationer og tilmelding, drejebogen, lyd og lys, foto og film og en person, hvis eneste opgave på dagen er dit event. Vi arbejder tæt sammen med de interne teams, og de sætter som regel pris på én kontaktperson, der kommer med en færdig plan.

Vi bygger budgettet ned fra dit beløb, linje for linje, før nogen leverandør er bekræftet. Hver linje viser tilbuddet, betalingsdatoerne og hvem der har kontrakten, og bufferen står som sit eget beløb i stedet for at være gemt i andre linjer. Efterhånden som tilbud bliver til kontrakter, opdateres budgettet og deles med dig, så du til enhver tid kan se, hvad der er bundet, hvad der er anslået, og hvad der er tilbage. Hvis et valg vil sprænge en linje, viser vi prisen på alternativet, før noget besluttes. Efter eventet får du en endelig afstemning mod den oprindelige plan, som er nyttig, når næste års budget skal lægges.

Du har én navngiven producer fra det første opkald til leveringen af recap-filmen. Den person skriver planen, har budgettet, styrer leverandørerne og er på stedet på dagen, så intet skal forklares to gange til en ny. Specialister kommer på, hvor der er brug for dem, for eksempel designere til invitationer og skilte, lyd- og lyscrewet eller fotografer og klippere til recap-filmen, men de refererer til produceren. Fra start aftaler vi, hvordan du helst vil arbejde, om det er et ugentligt opkald, et delt dokument eller begge dele, og hvem hos jer der godkender beslutninger, så godkendelser ikke går i stå, når folk rejser.

Vi planlægger efter den mulighed fra starten, fordi prisen på en ændring for det meste fastlægges af kontrakter, der blev underskrevet måneder før. Når vi forhandler med lokationen og de vigtigste leverandører, ser vi på afbestillingsvilkår, vinduer for udskydelse og depositumsplaner, og vi fortæller dig, hvilke datoer der er de reelle points of no return. Hvis du skal flytte eller aflyse, kontakter vi alle leverandører, undersøger hvad der kan overføres til en ny dato, og hvad der er tabt, og giver dig tallene samlet ét sted. Vi kan ikke love, at leverandørerne frafalder deres vilkår, men en plan skrevet med de vilkår for øje begrænser som regel skaden betydeligt.