Προσκλήσεις, σήμανση
και η εκδήλωση online

Στείλτε τις προσκλήσεις έξι έως οκτώ εβδομάδες πριν για μια εταιρική βραδιά και τρεις μήνες ή περισσότερο για ένα συνέδριο όπου ο κόσμος πρέπει να ταξιδέψει, με ένα save-the-date ακόμη νωρίτερα. Οι εκδηλώσεις του Δεκεμβρίου στη Δανία κερδίζουν από μια πιο πρώιμη αποστολή, γιατί τα ημερολόγια γεμίζουν γρήγορα. Η σειρά υπενθυμίσεων μετράει όσο και η ίδια η πρόσκληση. Οι περισσότερες επιβεβαιώσεις έρχονται μετά τη δεύτερη ή την τρίτη επαφή, όχι την πρώτη, οπότε σχεδιάζουμε μια σύντομη σειρά: πρόσκληση, υπενθύμιση, μια τελευταία ειδοποίηση πριν από την προθεσμία και στη συνέχεια πρακτικές πληροφορίες για τους επιβεβαιωμένους καλεσμένους λίγες μέρες πριν. Κάθε μήνυμα γράφεται και σχεδιάζεται ώστε να ταιριάζει με τα υπόλοιπα και στέλνεται έτσι ώστε να αποφεύγονται Σαββατοκύριακα και αργίες.

Ναι, και τα δύο παράγονται από το ίδιο brief από την ίδια ομάδα, και αυτός είναι ο λόγος να τα κάνετε εδώ. Η ταυτότητα, το microsite, η ροή εγγραφής, οι προσκλήσεις με email και το έντυπο υλικό σχεδιάζονται μαζί, ώστε ο καλεσμένος να βλέπει κάτι ενιαίο και όχι τρεις εκδοχές του χρώματός σας από τρεις προμηθευτές. Όταν το site φτιάχνεται εσωτερικά, οι αλλαγές γίνονται επίσης γρήγορα: ένας νέος ομιλητής ή μια συνεδρία που μετακινήθηκε ενημερώνεται στο site, στα email και στα αρχεία σήμανσης με μία κίνηση. Η ομάδα web μας αναλαμβάνει τη φιλοξενία, τις φόρμες και την προστασία δεδομένων για τις εγγραφές στο πλαίσιο της ίδιας δουλειάς.

Ένα microsite εκδήλωσης πρέπει να απαντά στις πρακτικές ερωτήσεις του καλεσμένου και να παίρνει την εγγραφή του με όσο το δυνατόν λιγότερη προσπάθεια. Τα απαραίτητα είναι η ημερομηνία, η ώρα και ο χώρος με χάρτη, μια σαφής πρόσκληση για εγγραφή, το πρόγραμμα και οι ομιλητές, πληροφορίες μετακίνησης και προσβασιμότητας, ο κώδικας ένδυσης αν υπάρχει και μια επαφή για ερωτήσεις. Για εκδηλώσεις επί πληρωμή περιλαμβάνει εισιτήρια· για εκδηλώσεις με πρόσκληση, έναν προσωπικό σύνδεσμο RSVP. Μετά την εκδήλωση, το ίδιο site μπορεί να φιλοξενήσει την ταινία ανασκόπησης και τις φωτογραφίες. Το κρατάμε γρήγορο και απλό στο κινητό, γιατί οι περισσότεροι καλεσμένοι το ανοίγουν από ένα email στο τηλέφωνό τους.

Όχι, η ταυτότητα μιας εκδήλωσης πρέπει να προκύπτει από το brand σας και όχι να το αντιγράφει. Οι καλεσμένοι πρέπει να αναγνωρίζουν αμέσως την εταιρεία σας, οπότε κρατάμε το λογότυπο, τις γραμματοσειρές και τα βασικά σας χρώματα, αλλά μια εκδήλωση χρειάζεται συνήθως τη δική της απόδοση ονόματος, μια χρωματική πινελιά ή ένα γραφικό στοιχείο που της δίνει ξεχωριστή προσωπικότητα. Αυτό μετράει περισσότερο στις επαναλαμβανόμενες εκδηλώσεις, όπου η ταυτότητα χτίζει αναγνωρισιμότητα χρόνο με τον χρόνο, και στα λανσαρίσματα, όπου το προϊόν πρέπει να ξεχωρίσει. Μένουμε μέσα στις οδηγίες του brand σας και σας δείχνουμε πρώτα σκίτσα πριν πάει οτιδήποτε για εκτύπωση, ώστε η ομάδα brand σας να εγκρίνει την κατεύθυνση.

Οι περισσότερες εκδηλώσεις χρειάζονται περισσότερη σήμανση απ’ όση περιμένει κανείς, γιατί οι καλεσμένοι φτάνουν σε ένα άγνωστο κτίριο. Ένα τυπικό σύνολο περιλαμβάνει πινακίδα υποδοχής στην είσοδο, πινακίδες κατεύθυνσης από τον δρόμο ή τη ρεσεψιόν ως την εκδήλωση, πινακίδες για εγγραφή και βεστιάριο, ονόματα αιθουσών και ώρες συνεδριών, πινακίδες για τουαλέτες και εξόδους όπου οι πινακίδες του ίδιου του χώρου δεν είναι σαφείς, και ένα backdrop για φωτογραφίες ή συνεντεύξεις. Μέσα στην αίθουσα μπορεί να χρειάζεστε γραφικά σκηνής, διαφάνειες για τις οθόνες και καρτελάκια ονομάτων. Σχεδιάζουμε τη σήμανση από μια περιήγηση στον χώρο και στη διαδρομή του καλεσμένου και μετά την παράγουμε στις διαστάσεις και στα υλικά που επιτρέπει ο χώρος.

Ναι, το έντυπο υλικό είναι μέρος του εύρους του branding εκδήλωσης. Περιλαμβάνει προγράμματα, μενού, κάρτες θέσεων, αριθμούς τραπεζιών, καρτελάκια ονομάτων, κορδόνια και αναμνηστικά όπως μια έντυπη σύνοψη ή μια ευχαριστήρια κάρτα. Τα σχεδιάζουμε στην ταυτότητα της εκδήλωσης, ελέγχουμε κάθε όνομα και τίτλο με τη λίστα εγγραφών και διαχειριζόμαστε την εκτύπωση και την παράδοση στον χώρο. Τα καρτελάκια τυπώνονται αργά, από την τελική λίστα καλεσμένων, ώστε να καλύπτονται οι εγγραφές της τελευταίας στιγμής. Όπου η εκτύπωση δεν χρειάζεται, για παράδειγμα όταν αρκεί ένα ψηφιακό πρόγραμμα, το λέμε, γιατί λιγότερα έντυπα είναι συνήθως φθηνότερα και πιο εύκολο να μένουν ακριβή.