Μια εκδήλωση,
από την αρχή ως το τέλος

Για μια μεγάλη εκδήλωση, κλείστε τρεις έως έξι μήνες νωρίτερα. Ο ίδιος ο σχεδιασμός σπάνια χρειάζεται τόσο χρόνο· ο περιορισμός είναι ότι οι καλοί χώροι, οι εταιρείες catering και τα τεχνικά συνεργεία στην Κοπεγχάγη κλείνουν γρήγορα, ειδικά το καλοκαίρι και την περίοδο των χριστουγεννιάτικων πάρτι. Η έγκαιρη κράτηση σας δίνει περισσότερες επιλογές και καλύτερους όρους. Μικρότερα χρονοδιαγράμματα είναι εφικτά, και έχουμε παραδώσει καλά οργανωμένες εκδηλώσεις σε έξι εβδομάδες, όμως ένα συμπιεσμένο πρόγραμμα κοστίζει περισσότερο και περιορίζει τις επιλογές σε χώρους και προμηθευτές. Πριν δεσμευτείτε, θα σας πούμε καθαρά τι σημαίνει ο λίγος χρόνος για τον προϋπολογισμό και τις επιλογές σας, ώστε να αποφασίσετε εσείς με τα στοιχεία μπροστά σας.

Ναι, οι εταιρείες catering, οι χώροι και οι προμηθευτές που ήδη έχετε εντάσσονται στο σχέδιο και τους συντονίζουμε μαζί με όσους φέρνουμε εμείς. Ο συντονισμός είναι η υπηρεσία, οπότε δεν έχουμε κανέναν λόγο να αντικαταστήσουμε συνεργασίες που σας ικανοποιούν. Αυτό που ζητάμε είναι μια επαφή, το συμφωνημένο αντικείμενο και τους χρόνους παράδοσης, ώστε κάθε προμηθευτής να δουλεύει με το ίδιο χρονοδιάγραμμα και το ίδιο πρόγραμμα ροής. Αν δούμε κάποιο κενό, όπως catering χωρίς αρκετό προσωπικό για τον αριθμό των καλεσμένων ή σύμβαση χώρου χωρίς όρο για τον θόρυβο, το επισημαίνουμε μαζί με μια προτεινόμενη λύση. Η σχέση και η σύμβαση μένουν σε εσάς· εμείς φροντίζουμε να ταιριάζουν με την υπόλοιπη εκδήλωση.

Η ομάδα ενός χώρου διαχειρίζεται τον χώρο· μια ομάδα παραγωγής διαχειρίζεται την εκδήλωση. Οι συντονιστές του χώρου είναι συχνά εξαιρετικοί στις αίθουσές τους, στο catering και στους κανόνες του σπιτιού, όμως η δουλειά τους τελειώνει στα όρια του κτιρίου και προτεραιότητά τους είναι το ημερολόγιο του χώρου. Η πλήρης παραγωγή καλύπτει όλα τα υπόλοιπα: την ιδέα και τον στόχο, τον προϋπολογισμό για όλους τους προμηθευτές, τις προσκλήσεις και τις εγγραφές, το πρόγραμμα ροής, τον ήχο και τον φωτισμό, τη φωτογραφία και το βίντεο, και κάποιον που την ημέρα της εκδήλωσης έχει μοναδική δουλειά τη δική σας εκδήλωση. Συνεργαζόμαστε στενά με τις ομάδες των χώρων, και συνήθως καλωσορίζουν ένα ενιαίο σημείο επαφής που έρχεται με έτοιμο σχέδιο.

Καταρτίζουμε τον προϋπολογισμό ξεκινώντας από το δικό σας ποσό και προς τα κάτω, γραμμή προς γραμμή, πριν επιβεβαιωθεί οποιοσδήποτε προμηθευτής. Κάθε γραμμή δείχνει την προσφορά, τις ημερομηνίες πληρωμής και ποιος έχει τη σύμβαση, ενώ το αποθεματικό εμφανίζεται ως ξεχωριστό ποσό αντί να κρύβεται μέσα σε άλλες γραμμές. Καθώς οι προσφορές γίνονται συμβάσεις, ο προϋπολογισμός ενημερώνεται και μοιράζεται μαζί σας, ώστε ανά πάσα στιγμή να βλέπετε τι έχει δεσμευτεί, τι είναι εκτίμηση και τι απομένει. Αν μια επιλογή θα ξεπερνούσε κάποια γραμμή, σας δείχνουμε το κόστος της εναλλακτικής πριν αποφασιστεί οτιδήποτε. Μετά την εκδήλωση λαμβάνετε μια τελική συμφωνία λογαριασμών σε σχέση με το αρχικό σχέδιο, κάτι χρήσιμο όταν ορίζεται ο προϋπολογισμός της επόμενης χρονιάς.

Έχετε έναν συγκεκριμένο παραγωγό από το πρώτο τηλεφώνημα ως την παράδοση της ανασκόπησης. Αυτός ο άνθρωπος γράφει το σχέδιο, κρατά τον προϋπολογισμό, διαχειρίζεται τους προμηθευτές και είναι επί τόπου την ημέρα της εκδήλωσης, οπότε τίποτα δεν χρειάζεται να εξηγηθεί δύο φορές σε κάποιον καινούργιο. Ειδικοί μπαίνουν όπου χρειάζονται, για παράδειγμα σχεδιαστές για προσκλήσεις και σήμανση, το συνεργείο ήχου και φωτισμού ή φωτογράφοι και μοντέρ για την ταινία ανασκόπησης, αλλά αναφέρονται στον παραγωγό. Στην αρχή συμφωνούμε πώς προτιμάτε να δουλεύετε, με εβδομαδιαίο τηλεφώνημα, κοινόχρηστο έγγραφο ή και τα δύο, και ποιος από τη δική σας πλευρά εγκρίνει τις αποφάσεις, ώστε οι εγκρίσεις να μην κολλάνε όταν κάποιοι ταξιδεύουν.

Σχεδιάζουμε για αυτό το ενδεχόμενο από την αρχή, γιατί το κόστος μιας αλλαγής καθορίζεται κυρίως από συμβάσεις που υπογράφηκαν μήνες νωρίτερα. Όταν διαπραγματευόμαστε τον χώρο και τους βασικούς προμηθευτές, εξετάζουμε τους όρους ακύρωσης, τα περιθώρια αναβολής και τα χρονοδιαγράμματα προκαταβολών, και σας λέμε ποιες ημερομηνίες είναι τα πραγματικά σημεία χωρίς επιστροφή. Αν χρειαστεί να μεταφέρετε ή να ακυρώσετε, επικοινωνούμε με κάθε προμηθευτή, ελέγχουμε τι μπορεί να μεταφερθεί σε νέα ημερομηνία και τι χάνεται, και σας δίνουμε τα ποσά συγκεντρωμένα. Δεν μπορούμε να υποσχεθούμε ότι οι προμηθευτές θα παραιτηθούν από τους όρους τους, όμως ένα σχέδιο γραμμένο με αυτούς τους όρους κατά νου συνήθως περιορίζει σημαντικά τη ζημιά.