Η λίστα ελέγχου για microsite εκδήλωσης: τι βγαίνει online οκτώ εβδομάδες πριν

Γιατί λανσάρισμα οκτώ εβδομάδες πριν από την εκδήλωση;

Οι οκτώ εβδομάδες είναι περίπου το σημείο όπου οι καλεσμένοι αρχίζουν να παίρνουν πραγματικές αποφάσεις. Οι πολυάσχολοι επαγγελματίες γεμίζουν το ημερολόγιό τους εβδομάδες νωρίτερα, όσοι ταξιδεύουν χρειάζονται χρόνο για πτήσεις και ξενοδοχεία, και οι προϊστάμενοι ίσως πρέπει να εγκρίνουν τη συμμετοχή. Για ένα συνέδριο, ένα λανσάρισμα προϊόντος ή ένα μεγάλο εταιρικό πάρτι στην Κοπεγχάγη, ένα site που εμφανίζεται τρεις εβδομάδες πριν φτάνει αφού πολλοί έχουν ήδη αρνηθεί κάτι άλλο εκείνη τη μέρα.

Υπάρχει και πρακτικός λόγος. Ένα microsite που βγαίνει νωρίς σας δίνει χρόνο να βρείτε προβλήματα όσο το ρίσκο είναι μικρό: μια φόρμα που δεν δουλεύει, έναν μπερδεμένο τύπο εισιτηρίου, ένα email που πάει στα spam. Η διόρθωση με 50 εγγραφές είναι εύκολη. Με 500 όχι.

Για μικρότερες εσωτερικές εκδηλώσεις, τέσσερις έως έξι εβδομάδες μπορεί να αρκούν. Για διεθνή συνέδρια ή εκδηλώσεις όπου οι καλεσμένοι έρχονται αεροπορικώς, δέκα έως δώδεκα εβδομάδες είναι πιο ασφαλές. Οι οκτώ είναι λογική προεπιλογή για τις περισσότερες εταιρικές εκδηλώσεις.

Τι πρέπει να είναι online την ημέρα του λανσαρίσματος;

Η πρώτη έκδοση πρέπει να είναι σύντομη, ακριβής και πλήρης σε όσα λέει. Τίποτα σε αυτήν δεν πρέπει να χρειάζεται διόρθωση μια εβδομάδα αργότερα.

• Όνομα, ημερομηνία και ώρα της εκδήλωσης, μαζί με τη ζώνη ώρας αν έρχονται καλεσμένοι από το εξωτερικό.
• Χώρος και πόλη, ακόμη κι αν η αίθουσα δεν έχει επιβεβαιωθεί. Το «Κέντρο της Κοπεγχάγης, ο χώρος ανακοινώνεται τον Μάρτιο» είναι καλύτερο από το τίποτα.
• Γιατί να έρθει κανείς, σε δύο ή τρεις προτάσεις. Σε ποιους απευθύνεται και τι θα κερδίσουν.
• Εγγραφή ή έκδοση εισιτηρίων που λειτουργεί στο κινητό, με σαφή αναφορά στην τιμή ή στο ότι η συμμετοχή είναι δωρεάν.
• Στοιχεία του διοργανωτή και μια διεύθυνση επικοινωνίας για ερωτήσεις.
• Ενημέρωση απορρήτου και συναίνεση για cookies που αντιστοιχούν σε όσα πραγματικά συλλέγετε και παρακολουθείτε.
• Βασικά για την κοινοποίηση: τίτλος σελίδας, περιγραφή και εικόνα προεπισκόπησης, ώστε οι σύνδεσμοι να εμφανίζονται σωστά στο LinkedIn και στο email.
• Ένα αρχείο «προσθήκη στο ημερολόγιο», ώστε η ημερομηνία να μπαίνει κατευθείαν στο Outlook ή στο Google Calendar.

Διαλέξτε νωρίς και τη διεύθυνση. Ένα subdomain ή μια σύντομη διαδρομή στο κύριο domain σας είναι συχνά πιο εύκολο στη διαχείριση και πιο αξιόπιστο από ένα νέο domain για μία εκδήλωση. Η σελίδα μας για microsites για εκδηλώσεις και καμπάνιες εξηγεί πώς διαλέγουμε ανάμεσά τους.

Πώς πρέπει να χειρίζεστε την εγγραφή και τα δεδομένα των καλεσμένων;

Η εγγραφή είναι το κομμάτι του site που πρέπει να είναι άψογο. Είναι και το σημείο όπου βρίσκονται οι περισσότερες νομικές υποχρεώσεις.

1. Ζητήστε μόνο όσα χρειάζεστε. Όνομα, email και εταιρεία συχνά αρκούν. Διατροφικές ανάγκες και ανάγκες προσβασιμότητας μπορούν να συλλεχθούν αργότερα, πιο κοντά στην ημερομηνία.
2. Να είστε σαφείς για τον σκοπό. Σύμφωνα με τον GDPR, οι καλεσμένοι πρέπει να ξέρουν γιατί συλλέγετε κάθε πληροφορία και για πόσο την κρατάτε. Οι πληροφορίες για τη διατροφή και την υγεία θέλουν ιδιαίτερη προσοχή.
3. Ξεχωρίστε τη συναίνεση για marketing. Η αποδοχή της πρόσκλησης δεν είναι αποδοχή ενός newsletter. Χρησιμοποιήστε ξεχωριστό, μη τσεκαρισμένο κουτάκι αν θέλετε άδεια για μελλοντικό marketing.
4. Δοκιμάστε τα email επιβεβαίωσης. Στείλτε τα σε Gmail, Outlook και σε μια εταιρική διεύθυνση. Ελέγξτε ότι φτάνουν, ότι δεν χαρακτηρίζονται spam και ότι περιέχουν την ημερομηνία, τον τόπο και έναν τρόπο ακύρωσης.
5. Σχεδιάστε τη χωρητικότητα. Αποφασίστε τι γίνεται όταν τελειώσουν οι θέσεις: λίστα αναμονής, κλειστή φόρμα ή μήνυμα να επικοινωνήσουν με τον διοργανωτή.

Οι εξειδικευμένες πλατφόρμες εισιτηρίων, όπως το Billetto και το Eventbrite που χρησιμοποιούνται ευρέως στη Δανία, χειρίζονται καλά τις πληρωμές και τη χωρητικότητα. Μια απλή φόρμα είναι συχνά καλύτερη για δωρεάν εκδηλώσεις μόνο με πρόσκληση, όπου η εμπειρία του brand μετρά περισσότερο από την πώληση εισιτηρίων.

Τι προστίθεται τις εβδομάδες έξι έως τρία;

Αυτή είναι η περίοδος που χτίζετε ενδιαφέρον. Σχεδιάστε το περιεχόμενο σε κύματα και δείτε κάθε νέο κομμάτι ως αφορμή για μια σύντομη υπενθύμιση σε όσους καλεσμένους δεν έχουν ακόμη εγγραφεί.

Οι πληροφορίες μετακίνησης θέλουν πραγματική προσοχή στις εκδηλώσεις της Κοπεγχάγης. Οι καλεσμένοι από το εξωτερικό θέλουν να ξέρουν πώς θα έρθουν από το αεροδρόμιο, που απέχει σύντομη διαδρομή με το Metro από το κέντρο, αν ο χώρος είναι κοντά σε σταθμό Metro ή S-train και πού να μείνουν. Οι Δανοί καλεσμένοι θα θέλουν να ξέρουν για στάθμευση και πρόσβαση με ποδήλατο. Γράψτε το μία φορά, προσεκτικά, και βάλτε σύνδεσμο από το email επιβεβαίωσης.

Παρακολουθείτε τους αριθμούς σε αυτή την περίοδο. Οι εγγραφές ανά εβδομάδα, το ποσοστό των καλεσμένων που άνοιξαν κάθε υπενθύμιση και οι σελίδες που επισκέπτονται πριν εγγραφούν σας λένε αν η εκδήλωση πάει καλά. Αν οι εγγραφές κολλήσουν την τέταρτη εβδομάδα, υπάρχει ακόμη χρόνος να αλλάξετε το μήνυμα, να παρατείνετε μια τιμή early-bird ή να ζητήσετε από τους ομιλητές να μοιραστούν τον σύνδεσμο. Την πρώτη εβδομάδα δεν υπάρχει. Φροντίστε τα analytics και ο αριθμός εγγραφών να είναι ορατά σε όλη την ομάδα της εκδήλωσης, όχι μόνο σε όποιον έφτιαξε το site.

Τι πρέπει να γίνει το τελευταίο δεκαπενθήμερο;

Τις τελευταίες δύο εβδομάδες το site περνά από εργαλείο marketing σε πρακτικό οδηγό για όσους έρχονται.

• Κλειδώστε το πρόγραμμα και σημειώστε καθαρά κάθε αλλαγή της τελευταίας στιγμής αντί να αλλάζετε τις ώρες αθόρυβα.
• Δημοσιεύστε τις πληροφορίες άφιξης: είσοδο, ώρες check-in, βεστιάριο, Wi-Fi και ποιον να καλέσουν αν χαθούν.
• Ετοιμάστε τη σελίδα της ημέρας. Μια απλή σελίδα για κινητό με τη σειρά του προγράμματος, τα ονόματα των αιθουσών και έναν χάρτη δουλεύει καλύτερα από ένα PDF για λήψη.
• Δοκιμάστε το check-in. Αν οι καλεσμένοι δείχνουν έναν κωδικό QR από την επιβεβαίωσή τους, δοκιμάστε το σκανάρισμα στον χώρο με τις πραγματικές συσκευές και το πραγματικό δίκτυο.
• Ελέγξτε φόρτο και διαθεσιμότητα. Τα email υπενθύμισης που φεύγουν σε όλους ταυτόχρονα μπορεί να φέρουν απότομη αύξηση κίνησης. Βεβαιωθείτε ότι η φιλοξενία αντέχει.
• Συμφωνήστε ποιος μπορεί να αλλάζει το site την ημέρα της εκδήλωσης και πόσο γρήγορα δημοσιεύεται μια αλλαγή.

Το site και η εκδήλωση τρέχουν με το ίδιο χρονοδιάγραμμα, άρα όσοι φτιάχνουν το site πρέπει να είναι στο πρόγραμμα παραγωγής. Όταν αναλαμβάνουμε πλήρη παραγωγή εκδήλωσης, το microsite σχεδιάζεται μαζί με το run sheet ακριβώς γι’ αυτόν τον λόγο.

Τι γίνεται με το microsite μετά την εκδήλωση;

Αποφασίστε το πριν από το λανσάρισμα, όχι μετά. Οι συνηθισμένες επιλογές:

• Κάντε το ανασκόπηση. Αντικαταστήστε την εγγραφή με φωτογραφίες, μια σύντομη ταινία και παρουσιάσεις για λήψη. Δουλεύει καλά για ετήσιες εκδηλώσεις, όπου οι καλεσμένοι της επόμενης χρονιάς θα κοιτάξουν την περσινή.
• Κάντε ανακατεύθυνση. Στείλτε τη διεύθυνση σε μια σχετική σελίδα του κύριου site σας, ώστε οι σύνδεσμοι σε παλιά email και αναρτήσεις να οδηγούν κάπου χρήσιμα.
• Κρατήστε το για του χρόνου. Μια επαναλαμβανόμενη εκδήλωση κερδίζει από μια σταθερή διεύθυνση που μαζεύει συνδέσμους και ορατότητα στην αναζήτηση με τον καιρό.

Ό,τι κι αν διαλέξετε, τακτοποιήστε τα δεδομένα εγγραφής. Διαγράψτε ή ανωνυμοποιήστε όσα δεν χρειάζεστε πια, κρατήστε μόνο όσα αποδέχτηκαν οι καλεσμένοι και κλείστε τις φόρμες, ώστε να μη γράφεται κανείς σε εκδήλωση που πέρασε. Έπειτα στείλτε ένα ευχαριστήριο email με σύνδεσμο προς την ανασκόπηση όσο η μέρα είναι ακόμη φρέσκια στο μυαλό τους.