Κάποιος την τρέχει,
για να είστε παρόντες

Μπορεί, αλλά θα περάσει την εκδήλωση διαχειρίζοντάς την αντί να μιλά με τους καλεσμένους σας. Αν η εκδήλωση υπάρχει για να γίνουν συγκεκριμένες συζητήσεις, με πελάτες, συνεργάτες ή το δικό σας προσωπικό, τότε το να κυνηγούν τα ανώτερα στελέχη σας τα ωράρια του catering και τις μπαταρίες των μικροφώνων είναι ένας ακριβός τρόπος να γλιτώσετε μια αμοιβή. Η ομάδα σας δεν έχει επίσης το πλεονέκτημα που δίνει η γνώση κάθε σύμβασης προμηθευτή και του προγράμματος ροής απέξω. Μια μέση λύση δουλεύει καλά: η ομάδα σας αναλαμβάνει τους καλεσμένους και το περιεχόμενο του προγράμματος, και ο δικός μας υπεύθυνος επί τόπου αναλαμβάνει τα logistics, τα cues και κάθε πρόβλημα που αλλιώς θα έφτανε σε εσάς.

Το προσωπικό προσαρμόζεται στην εκδήλωση και γράφεται στην πρόταση. Μια απλή βραδινή δεξίωση συνήθως χρειάζεται έναν υπεύθυνο επί τόπου. Ένα συνέδριο με σκηνή, εγγραφές και παράλληλες συνεδρίες χρειάζεται μια μικρή ομάδα: συνήθως έναν επικεφαλής υπεύθυνο, έναν stage manager για το πρόγραμμα και κάποιον για τις εγγραφές και τη ροή των καλεσμένων. Μεγαλύτερες εκδηλώσεις, ή εκδηλώσεις σε πολλές αίθουσες, μπορεί να προσθέσουν βοηθούς (runners). Αποφασίζουμε τον αριθμό μαζί σας όταν ορίζουμε το εύρος της εκδήλωσης, όχι την προηγούμενη εβδομάδα, και κάθε άτομο επί τόπου είναι ενημερωμένο για το πρόγραμμα ροής και έχει συγκεκριμένο ρόλο. Το τεχνικό προσωπικό για ήχο, φωτισμό και καταγραφή υπολογίζεται χωριστά.

Ένας υπεύθυνος εκδήλωσης επί τόπου τρέχει την εκδήλωση σύμφωνα με το πλάνο, ώστε να μη χρειάζεται να το κάνει κανείς άλλος. Πριν ανοίξουν οι πόρτες, εποπτεύει τη μεταφορά εξοπλισμού και το στήσιμο, ελέγχει κάθε αίθουσα σε σχέση με το πλάνο και ενημερώνει κάθε προμηθευτή. Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης κρατά το πρόγραμμα ροής, δίνει τα cues για ήχο, φωτισμό, ομιλίες και σερβίρισμα, φροντίζει τους ομιλητές και λύνει διακριτικά τα προβλήματα, από μια καθυστερημένη παράδοση ως έναν καλεσμένο που χρειάζεται βοήθεια. Μετά διαχειρίζεται το ξεστήσιμο, ελέγχει την αποχώρηση των προμηθευτών και παραδίδει τον χώρο. Σε όλη αυτή τη διάρκεια είναι ο ένας άνθρωπος στον οποίο αναφέρονται ο χώρος, το catering και το συνεργείο, και ο μόνος που χρειάζεται να βρείτε εσείς.

Ο υπεύθυνος επί τόπου φτάνει πριν από τον πρώτο προμηθευτή και φεύγει μετά τον τελευταίο. Για τις περισσότερες εκδηλώσεις αυτό σημαίνει παρουσία από τη μεταφορά εξοπλισμού, συχνά αρκετές ώρες πριν ανοίξουν οι πόρτες, ως ότου ολοκληρωθεί το ξεστήσιμο και ο χώρος δώσει την έγκρισή του. Για μεγάλα συνέδρια μπορεί να περιλαμβάνει και μια ημέρα στησίματος από πριν. Οι ακριβείς ώρες γράφονται στην πρόταση μαζί με το πλάνο για τα διαλείμματα, ώστε να μην υπάρχει αμφιβολία για την κάλυψη. Κάνουμε επίσης μια τελική ενημέρωση την προηγούμενη ημέρα με εσάς και τους βασικούς προμηθευτές, και μια σύντομη αποτίμηση μετά, ώστε όσα ξέρει ο υπεύθυνος για την ημέρα να μη χαθούν μόλις αδειάσει ο χώρος.

Ναι, αλλά χρειαζόμαστε πρώτα χρόνο με το πλάνο. Αν η δική σας ομάδα ή άλλη agency έχει σχεδιάσει την εκδήλωση, ζητάμε το πρόγραμμα ροής, τη λίστα προμηθευτών με τα στοιχεία επικοινωνίας και τις λεπτομέρειες του χώρου, και μετά κάνουμε μια συνάντηση παράδοσης και, ιδανικά, μια επίσκεψη στον χώρο. Όπου το πρόγραμμα ροής είναι λιτό, το ενισχύουμε πριν από την ημέρα ώστε τα cues και οι αρμοδιότητες να είναι σαφή. Για μια σημαντική εκδήλωση χρειαζόμαστε τουλάχιστον μία ή δύο εβδομάδες προειδοποίηση για να το κάνουμε σωστά. Το να φτάσουμε το πρωί χωρίς ενημέρωση δεν βοηθά κανέναν, οπότε θα σας πούμε ειλικρινά αν το χρονοδιάγραμμα είναι πολύ σύντομο.

Τα περισσότερα προβλήματα λύνονται πριν φτάσουν σε εσάς, με τα εναλλακτικά σενάρια που είναι γραμμένα στο πρόγραμμα ροής. Μια καθυστερημένη παράδοση, ένα μικρόφωνο που χαλά, ένας ομιλητής που δεν έχει φτάσει ή μια ξαφνική μπόρα έχουν όλα μια προσχεδιασμένη αντίδραση και έναν υπεύθυνο. Ο υπεύθυνος επί τόπου αποφασίζει, ενημερώνει τους προμηθευτές που εμπλέκονται και απευθύνεται σε εσάς μόνο όταν μια απόφαση αλλάζει την ίδια την εκδήλωση. Για θέματα ασφάλειας, όπως ένας καλεσμένος που αδιαθετεί, ακολουθούμε τις διαδικασίες του χώρου και καλούμε τις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης όταν χρειάζεται. Μετά λαμβάνετε μια ειλικρινή περιγραφή του τι συνέβη και τι έγινε, και όχι μια εκδοχή που το κρύβει.