Πώς να επιλέξετε DJ για εταιρική εκδήλωση

Γιατί ένα εταιρικό πάρτι είναι διαφορετική δουλειά

Ένας DJ σε club παίζει για ανθρώπους που διάλεξαν εκείνο το club επειδή τους αρέσει αυτή η μουσική. Ένας εταιρικός DJ παίζει για ανθρώπους που έχουν κοινό εργοδότη, όχι κοινό γούστο. Στην αίθουσα μπορεί να βρίσκονται νέοι απόφοιτοι και άνθρωποι κοντά στη σύνταξη, συνάδελφοι από πέντε χώρες, ένας CEO που θέλει να χορέψει και ένα οικονομικό τμήμα που δεν θέλει. Κάποιοι καλεσμένοι θα είναι στην πίστα στις δέκα, άλλοι θα είναι ακόμη στο μπαρ και θα μιλούν για δουλειά.

Αυτό αλλάζει το τι σημαίνει καλή δουλειά. Ο σωστός DJ για εταιρική εκδήλωση είναι κάποιος που μπορεί να παίζει μουσική υπόκρουσης στο δείπνο χωρίς να το προσέχει κανείς, να προσαρμόζεται γύρω από ομιλίες και βραβεύσεις, να κρίνει πότε είναι η στιγμή να ανοίξει η πίστα και να την κρατά ζωντανή με μουσική που αρέσει στους περισσότερους, τις περισσότερες ώρες. Η τεχνική στο mixing μετράει, αλλά το να διαβάζει τους ανθρώπους μετράει περισσότερο.

Οι εταιρικές εκδηλώσεις έχουν επίσης περισσότερα κινούμενα κομμάτια: ένα πρόγραμμα ροής, έναν υπεύθυνο εκδήλωσης, έναν χώρο με κανόνες και συχνά μια αυστηρή ώρα λήξης. Ένας DJ συνηθισμένος σε γάμους ή εταιρικά πάρτι ξέρει πώς να δουλεύει με όλα αυτά και θα σας πει νωρίς αν ένα πλάνο δεν στέκει.

Τι να πείτε στον DJ πριν ζητήσετε προσφορά

Μια προσφορά είναι τόσο καλή όσο το brief πίσω της. Όσο περισσότερα μοιραστείτε από την αρχή, τόσο λιγότερες εκπλήξεις αργότερα. Στείλτε:

• Ημερομηνία, χώρο και ώρες, μαζί με την πρόσβαση για το στήσιμο, την ώρα άφιξης των καλεσμένων, το δείπνο, τις ομιλίες και την τελική ώρα λήξης.
• Αριθμό και σύνθεση καλεσμένων, με μια ειλικρινή εικόνα για το εύρος ηλικιών, τις εθνικότητες και πόσο χορό να περιμένει.
• Τη μορφή της βραδιάς: δεξίωση, καθιστό δείπνο, βραβεύσεις, live μπάντα ή όρθιο πάρτι.
• Μουσική κατεύθυνση: μερικούς καλλιτέχνες ή εποχές που ταιριάζουν στην εταιρεία, και μια σύντομη λίστα με τραγούδια ή είδη που πρέπει να αποφευχθούν.
• Στοιχεία του χώρου: μέγεθος αίθουσας, αν υπάρχει εγκατεστημένο ηχοσύστημα, ρεύμα, τυχόν όριο έντασης και αν υπάρχουν γείτονες κοντά.
• Επιπλέον ρόλους: μικρόφωνο για ομιλίες, αναγγελία βραβείων, μουσική εισόδου ή κουίζ.

Πολλοί χώροι στην Κοπεγχάγη βρίσκονται σε μεικτές οικιστικές περιοχές ή σε ιστορικά κτίρια, και κάποιοι έχουν περιοριστές ήχου που κόβουν το ρεύμα πάνω από ένα συγκεκριμένο επίπεδο. Ζητήστε από τον χώρο τους κανόνες του πριν δώσετε brief σε οποιονδήποτε, ώστε ο DJ να σχεδιάσει εξοπλισμό και ένταση με βάση αυτούς.

Ερωτήσεις πριν κλείσετε

Μια σύντομη κλήση με έναν DJ από τη λίστα σας σάς λέει περισσότερα από οποιοδήποτε διαφημιστικό mix. Χρήσιμες ερωτήσεις:

1. Σε ποιες εταιρικές εκδηλώσεις παίξατε τον τελευταίο χρόνο, και μπορούμε να μιλήσουμε με κάποιον από τους διοργανωτές;
2. Πώς θα σχεδιάζατε τη μουσική από την άφιξη ως το τελευταίο τραγούδι για τη δική μας βραδιά;
3. Πώς χειρίζεστε τα αιτήματα, και τι κάνετε με ένα αίτημα που θα άδειαζε την πίστα;
4. Τι εξοπλισμό φέρνετε, και τι χρειάζεστε από τον χώρο;
5. Τι γίνεται αν χαλάσει κάποιο μηχάνημα ή αν είστε άρρωστος τη μέρα της εκδήλωσης;
6. Θα επισκεφθείτε ή θα ελέγξετε τον χώρο από πριν, και πότε φτάνετε για να στήσετε;
7. Τι φοράτε, και κάνετε διαλείμματα κατά τη διάρκεια του set;

Προσέξτε τις συγκεκριμένες απαντήσεις. Ένας DJ που μιλά για το πώς ανοίγει την πίστα μετά το δείπνο ή πώς διαχειρίζεται το κενό μετά την ομιλία του CEO το έχει ξανακάνει. Ένας DJ που μιλά μόνο για μουσικά είδη μπορεί να είναι εξαιρετικός σε club και λάθος επιλογή για τη δική σας αίθουσα. Οι κρατήσεις μας για DJ σε εκδηλώσεις ξεκινούν πάντα με μια τέτοια συζήτηση σχεδιασμού.

Κάποια προειδοποιητικά σημάδια αξίζει να τα πάρετε στα σοβαρά. Προσοχή σε έναν DJ που δεν μπορεί να αναφέρει μια πρόσφατη εταιρική κράτηση, που δεν βάζει ώρες και εξοπλισμό γραπτώς, που δεν έχει σχέδιο για βλάβη εξοπλισμού ή που υποτιμά το όριο έντασης του χώρου σαν κάτι που θα το παρακάμψει με κουβέντα. Εξίσου, ένας DJ που υπόσχεται να παίξει απολύτως ό,τι του ζητήσει ο καθένας σάς λέει ότι δεν θα διαχειριστεί την αίθουσα. Θέλετε κάποιον με άποψη, που παρ’ όλα αυτά θα ακούσει και τη δική σας.

Ήχος, εξοπλισμός και χώρος

Ξεκαθαρίστε ποιος φέρνει τι. Κάποιοι DJ φέρνουν πλήρες σετ με ηχεία, μίκτη και φωτισμό. Άλλοι περιμένουν το εγκατεστημένο σύστημα του χώρου και φέρνουν μόνο τον controller τους. Αν τα συνδυάσετε χωρίς σχέδιο, καταλήγετε χωρίς μικρόφωνο τη στιγμή που σηκώνεται ο CEO.

Ελέγξτε γραπτώς τα εξής:

• Ηχεία κατάλληλα για το μέγεθος της αίθουσας, και ξεχωριστό, πιο ήπιο σετ αν το δείπνο γίνεται σε άλλο χώρο.
• Τουλάχιστον ένα ασύρματο μικρόφωνο, δοκιμασμένο πριν φτάσουν οι καλεσμένοι, και ιδανικά ένα εφεδρικό.
• Βασικό φωτισμό για την πίστα, αν ο χώρος δεν έχει.
• Ρεύμα κοντά στη θέση του DJ, και πώς θα στερεωθούν τα καλώδια.
• Εφεδρεία για τα βασικά: δεύτερη συσκευή αναπαραγωγής και μουσική αποθηκευμένη offline σε περίπτωση που πέσει το internet.
• Ώρες φόρτωσης και ξεφόρτωσης, στάθμευση και πρόσβαση σε ανελκυστήρα.

Για μεγαλύτερες εκδηλώσεις, ένας ξεχωριστός προμηθευτής ήχου και φωτισμού που συνεργάζεται με τον DJ μπορεί να έχει νόημα, ειδικά αν υπάρχουν ομιλίες, ζωντανή μουσική ή σκηνή. Η ομάδα μας για ήχο και φωτισμό προσαρμόζει το σύστημα στην αίθουσα, κάτι που συχνά μετράει περισσότερο από το πόσο μεγάλο είναι.

Μουσικά δικαιώματα σε εταιρικό πάρτι

Η μουσική που παίζεται σε κοινό στη Δανία αδειοδοτείται γενικά μέσω της Koda, που εκπροσωπεί συνθέτες, στιχουργούς και εκδότες, και της Gramex, που εκπροσωπεί ερμηνευτές και παραγωγούς φωνογραφημάτων. Οι χώροι με άδεια, όπως εστιατόρια, ξενοδοχεία και χώροι εκδηλώσεων, συνήθως έχουν αυτές τις άδειες για εκδηλώσεις στις εγκαταστάσεις τους. Ελέγξτε ότι καλύπτουν τη δική σας εκδήλωση αντί να το θεωρείτε δεδομένο.

Αυτό έχει σημασία επειδή ο δανικός νόμος περί πνευματικής ιδιοκτησίας θεωρεί δημόσια την εκτέλεση σε επαγγελματικό πλαίσιο για μεγαλύτερη ομάδα, ακόμη κι όταν οι καλεσμένοι είναι προσκεκλημένοι εργαζόμενοι. Ένα μεγάλο πάρτι προσωπικού στα δικά σας γραφεία, σε μια αποθήκη ή σε έναν προσωρινό χώρο μπορεί λοιπόν να χρειάζεται άδεια, και η ευθύνη μπορεί να βαραίνει τον διοργανωτή. Αν δεν είστε σίγουροι, ρωτήστε τον χώρο, τον DJ ή απευθείας την Koda. Πρόκειται για γενική ενημέρωση, όχι νομική συμβουλή, και οι λεπτομέρειες εξαρτώνται από την εκδήλωση.

Ένας επαγγελματίας DJ χρησιμοποιεί επίσης μουσική από νόμιμες πηγές, όχι κομμάτια σε streaming από προσωπικό λογαριασμό. Οι καταναλωτικές υπηρεσίες streaming έχουν άδεια για προσωπική χρήση και οι όροι τους δεν καλύπτουν αναπαραγωγή σε κοινό εκδήλωσης.

Η συμφωνία και τι καθορίζει το κόστος

Κάντε γραπτή συμφωνία, ακόμη και για μικρή κράτηση. Πρέπει να καλύπτει την ημερομηνία, τις ώρες του set και τη χρέωση υπερωρίας, τι εξοπλισμός περιλαμβάνεται, τις ώρες στησίματος και μαζέματος, τους όρους ακύρωσης, τι γίνεται αν ο DJ δεν μπορεί να έρθει, και τυχόν μουσικά αιτήματα ή περιορισμούς. Δώστε προσοχή στην ώρα λήξης, γιατί η παράταση μιας βραδιάς επί τόπου είναι συχνή αιτία επιπλέον κόστους.

Οι τιμές διαφέρουν πολύ από DJ σε DJ, οπότε συγκρίνετε τις προσφορές με βάση το εύρος της δουλειάς και όχι τον τελικό αριθμό. Αυτοί είναι οι παράγοντες που συνήθως μετακινούν την τιμή:

Αν το δείπνο μετράει όσο και το πάρτι, ζητήστε μια playlist κατά παραγγελία για εκείνο το κομμάτι, συμφωνημένη από πριν, ώστε ο DJ να κρατήσει την προσοχή του για την πίστα αργότερα.