Πώς γράφετε brief ήχου και φωτισμού για μια εκδήλωση

Ξεκινήστε από το τι συμβαίνει, όχι από μια λίστα εξοπλισμού

Πολλά briefs φτάνουν ως λίστα: δύο ηχεία, ένα μικρόφωνο, μερικά χρωματιστά φώτα. Ο προμηθευτής μπορεί να το κοστολογήσει, αλλά ίσως να μην ταιριάζει στην αίθουσα, και κανείς δεν το καταλαβαίνει μέχρι να μην ακούγεται ένα ηχείο στο πίσω μέρος. Ένα καλύτερο brief περιγράφει την εκδήλωση και αφήνει την ομάδα παραγωγής να αποφασίσει τον εξοπλισμό.

Γράψτε μια σύντομη παράγραφο για τον σκοπό της εκδήλωσης και το κοινό της και μετά περάστε το πρόγραμμα με τη σειρά. Για κάθε κομμάτι σημειώστε τι πρέπει να ακούν και να βλέπουν οι καλεσμένοι. Το «welcome drink με μουσική στο βάθος, ώστε να μιλάει κανείς χωρίς να φωνάζει» οδηγεί σε εντελώς άλλες επιλογές από το «DJ set από τις 22:00 που να θυμίζει club». Αν έχετε ήδη ένα προσχέδιο προγράμματος ροής, επισυνάψτε το, ακόμη κι αν οι ώρες θα αλλάξουν.

Προσθέστε τα βασικά που καθορίζουν κάθε τεχνική απόφαση: την ημερομηνία, τον αριθμό καλεσμένων, αν θα είναι όρθιοι ή καθιστοί σε τραπέζια και αν η εκδήλωση θα μεταδοθεί ζωντανά, θα κινηματογραφηθεί ή θα ηχογραφηθεί. Ένα δείπνο για 120 άτομα με τρεις σύντομες ομιλίες θέλει ένα μετριοπαθές, διακριτικό σύστημα. Ένα όρθιο λανσάρισμα για 300 άτομα με αποκάλυψη προϊόντος, βίντεο και μπάντα θέλει πολύ περισσότερα, και σε άλλο σημείο της αίθουσας.

Τα στοιχεία του χώρου που ο προμηθευτής δεν μπορεί να μαντέψει

Οι περισσότερες εκπλήξεις της ημέρας έρχονται από το κτίριο. Ζητήστε από τον χώρο αυτά τα στοιχεία και προωθήστε τα, ιδανικά με κάτοψη και φωτογραφίες:

• Μέγεθος αίθουσας και ύψος οροφής, και αν ο χώρος είναι μακρόστενος, τετράγωνος ή μοιρασμένος σε επίπεδα.
• Ρεύμα: πού είναι οι πρίζες, ποια κυκλώματα μοιράζονται και αν υπάρχει τριφασικό ρεύμα (στη Δανία συνήθως κόκκινες πρίζες CEE 16, 32 ή 63 αμπέρ) για μεγαλύτερα συστήματα φωτισμού και ήχου.
• Ανάρτηση: αν επιτρέπεται να κρεμάσετε κάτι από την οροφή, πού είναι τα σημεία φορτίου και αν ο χώρος επιμένει στους δικούς του riggers.
• Πρόσβαση: διαδρομή φόρτωσης, ανελκυστήρες, σκάλες, στάθμευση για βαν και η νωρίτερη ώρα που μπορεί να μπει το συνεργείο.
• Εξοπλισμός του χώρου: ενσωματωμένο ηχοσύστημα, προβολείς ή φωτισμός που μπορεί να χρησιμοποιηθεί, και ποιος τα χειρίζεται.
• Ακουστική: οι σκληρές επιφάνειες, το γυαλί και το μπετόν κάνουν τον λόγο πιο δυσνόητο, κάτι που επηρεάζει την επιλογή ηχείων.

Τα παλαιότερα κτίρια της Κοπεγχάγης συχνά δείχνουν τέλεια και αποδεικνύεται ότι έχουν περιορισμένο ρεύμα και αυστηρούς κανόνες για οτιδήποτε στερεώνεται στους τοίχους. Αν το ξέρετε έναν μήνα νωρίτερα, κοστίζει λίγο. Αν το μάθετε στη φόρτωση, όχι.

Τι χρειάζεται η ενότητα ήχου του brief

Ο ήχος στις εκδηλώσεις έχει δύο δουλειές: λόγο που πρέπει να γίνεται κατανοητός και μουσική που πρέπει να ακούγεται σωστά. Θέλουν διαφορετικό χειρισμό, και οι περισσότερες εκδηλώσεις έχουν και τα δύο.

Φωνές

Καταγράψτε κάθε άτομο που θα μιλήσει, θα τραγουδήσει ή θα παρουσιάσει, και με ποιον τρόπο. Τα μικρόφωνα χειρός ταιριάζουν σε παρουσιαστές και Q&A· τα headset ή τα πέτου ταιριάζουν σε ομιλητές που κινούνται ή χρησιμοποιούν τα χέρια τους. Τα πάνελ θέλουν ένα μικρόφωνο ανά άτομο, συν ένα για τον συντονιστή. Οι ερωτήσεις του κοινού θέλουν τουλάχιστον ένα ασύρματο μικρόφωνο χειρός που κυκλοφορεί και κάποιον να το μεταφέρει.

Αναπαραγωγή

Σημειώστε κάθε στιγμή που ο ήχος έρχεται από laptop ή οθόνη: μουσική εισόδου, βίντεο με ήχο, ένα ηχητικό λογότυπο πριν από την κεντρική ομιλία. Πείτε ποιος δίνει τα αρχεία και σε ποια μορφή, και στείλτε τα πριν από την ημέρα. Τα βίντεο με ήχο είναι συχνό σημείο αποτυχίας, γι’ αυτό ζητήστε δοκιμή.

Μουσική

Για μουσική υπόκρουση, πείτε αν θα είναι playlist, πιανίστας ή DJ, και την ένταση που θέλετε στο δείπνο. Για ζωντανά σχήματα, πάρτε νωρίς το technical rider τους: περιγράφει τη διάταξη στη σκηνή και τις απαιτήσεις εισόδων, και συχνά περιέχει ανάγκες που αλλάζουν την προσφορά. Αν η βραδιά τελειώνει με χορό, το brief πρέπει να λέει από πότε, ώστε το πλάνο για ήχο και φωτισμό να περάσει από τη διάταξη ομιλιών σε πληρέστερο σύστημα χωρίς μεγάλο διάλειμμα.

Τι να πείτε για τον φωτισμό

Στις περισσότερες εκδηλώσεις ο φωτισμός έχει τρεις δουλειές: να φαίνονται όσοι είναι στη σκηνή, να δίνει ατμόσφαιρα στην αίθουσα και να κάνει την εκδήλωση να δείχνει ωραία στην κάμερα. Δώστε brief και για τις τρεις.

• Σκηνή και ομιλητές: πού θα στέκονται οι άνθρωποι και αν τα πρόσωπα πρέπει να φωτίζονται ομοιόμορφα για βιντεοσκόπηση ή ζωντανή μετάδοση.
• Ατμόσφαιρα της αίθουσας: χρώματα, αν μετρούν τα χρώματα του brand και πώς πρέπει να αλλάζει το φως από την άφιξη στο δείπνο και στο πάρτι.
• Φως ημέρας: μια καλοκαιρινή εκδήλωση στη Δανία μπορεί να έχει πλήρες φως μέχρι αργά το βράδυ, κάτι που κάνει τον χρωματιστό φωτισμό σχεδόν αόρατο. Η συσκότιση ή μια αργότερη έναρξη μπορεί να μετρούν περισσότερο από επιπλέον φωτιστικά.
• Εφέ: το haze κάνει ορατές τις δέσμες φωτός, αλλά μπορεί να ενεργοποιήσει τους ανιχνευτές καπνού. Πολλοί χώροι απαιτούν να απενεργοποιεί τους ανιχνευτές δικός τους τεχνικός, μερικές φορές με χρέωση. Ρωτήστε πριν το βάλετε στο πλάνο.

Αν η εκδήλωση θα βιντεοσκοπηθεί ή θα φωτογραφηθεί, γράψτε το εδώ. Οι κάμερες χρειάζονται πιο ομοιόμορφο φως στα πρόσωπα από μια αίθουσα γεμάτη καλεσμένους, και το συνεργείο καταγραφής πρέπει να μιλήσει με τον σχεδιαστή φωτισμού πριν από την ημέρα.

Ένα brief μίας σελίδας με μια ματιά

Ο παρακάτω πίνακας είναι μια συμπυκνωμένη εκδοχή όσων χρειάζεται ένας προμηθευτής. Αν κάθε γραμμή έχει απάντηση, η προσφορά μπορεί να είναι ακριβής και το πλάνο ρεαλιστικό.

Όρια θορύβου, άδειες και οι ώρες που κανείς δεν προϋπολογίζει

Οι κλειστοί χώροι συνήθως ορίζουν δικούς τους κανόνες για την ένταση και την ώρα λήξης, συχνά λόγω των γειτόνων. Οι υπαίθριες εκδηλώσεις είναι άλλη ιστορία: στη Δανία ο δήμος μπορεί να βάλει όρους για τον θόρυβο και τις ώρες ως μέρος της άδειας χρήσης δημόσιου χώρου, και οι λεπτομέρειες διαφέρουν από kommune σε kommune. Ελέγξτε τους όρους νωρίς, γιατί επηρεάζουν τη θέση των ηχείων και το μέγεθος του συστήματος.

Ο χρόνος είναι το άλλο κρυφό κόστος. Ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα περιλαμβάνει φόρτωση, στήσιμο, sound check με τους πραγματικούς ομιλητές και καλλιτέχνες, πρόβα των μεταβάσεων, ένα διάλειμμα πριν ανοίξουν οι πόρτες και αποφόρτωση μετά τον τελευταίο καλεσμένο. Όταν αυτά στριμώχνονται για να γλιτώσετε μία ώρα συνεργείου, συνήθως φαίνεται. Ζητήστε το πλάνο χρόνου μαζί με την προσφορά και ελέγξτε ότι χωράει στις ώρες πρόσβασης του χώρου.

Τι να ρωτήσετε όταν έρθει η προσφορά

Το brief είναι το πρώτο μισό μιας συζήτησης. Όταν φτάσει η προσφορά, διαβάστε την σε σχέση με το πρόγραμμά σας αντί να συγκρίνετε σύνολα μεταξύ προμηθευτών. Δύο προσφορές μπορεί να μοιάζουν και να καλύπτουν πολύ διαφορετικό όγκο δουλειάς.

• Συνεργείο: πόσοι τεχνικοί είναι στον χώρο, για ποιες ώρες, και αν κάποιος μένει στην κονσόλα για όλο το πρόγραμμα ή μόνο για το στήσιμο.
• Εφεδρικά: αν περιλαμβάνονται εφεδρικά μικρόφωνα, καλώδια και δεύτερη πηγή αναπαραγωγής.
• Μεταφορά και στάθμευση: συχνά χρεώνονται χωριστά, και στο κέντρο της Κοπεγχάγης η στάθμευση για ένα βαν δεν είναι απλή υπόθεση.
• Υπερωρίες: η χρέωση αν το πάρτι ξεπεράσει τη συμφωνημένη λήξη, και από πότε ισχύει.
• Ασφάλιση και ασφάλεια: ποιος ευθύνεται για την ανάρτηση και τα καλώδια που περνούν από διαδρόμους, και αν ο προμηθευτής έχει ασφάλιση αστικής ευθύνης.
• Αλλαγές: η προθεσμία για να προστεθεί ένα μικρόφωνο ή ένα βίντεο, και πόσο κοστίζουν οι αλλαγές της τελευταίας στιγμής.

Αν κάτι λείπει, ρωτήστε πριν υπογράψετε. Ο προμηθευτής που απαντά καθαρά σε αυτές τις ερωτήσεις είναι συνήθως κι εκείνος που θα απαντήσει ήρεμα στον ασύρματο όταν ο κεντρικός ομιλητής αργήσει.