Nogen, der styrer det,
så du kan være til stede

Det kan de, men så bruger de eventet på at styre det i stedet for at tale med dine gæster. Findes eventet, for at bestemte samtaler kan finde sted, med kunder, partnere eller dine egne medarbejdere, er det en dyr måde at spare et honorar på at lade dine ledende folk jagte cateringens tider og batterier til mikrofonerne. Dit team mangler også den gennemslagskraft, der kommer af at kende hver leverandørkontrakt og drejebogen udenad. En mellemvej fungerer godt: dit team ejer gæsterne og programmets indhold, og vores eventleder ejer logistikken, cues og hvert problem, der ellers ville nå dig.

Bemandingen tilpasses eventet og skrives ind i tilbuddet. En enkel aftenreception kræver som regel én eventleder. En konference med scene, registrering og parallelle sessioner kræver et lille team: typisk en ansvarlig eventleder, en sceneansvarlig til programmet og en person til registrering og gæsteflow. Større events eller events fordelt på flere rum kan få runnere oveni. Vi fastlægger antallet sammen med dig, når vi afgrænser eventet, ikke ugen før, og hver person på stedet er briefet på drejebogen og har en fast rolle. Teknisk personale til lyd, lys og optagelse tælles for sig.

En eventleder kører eventet efter planen, så ingen andre behøver at gøre det. Før dørene åbner, overvåger vedkommende indlevering og opstilling, tjekker hvert rum mod planen og briefer hver leverandør. Under eventet holder eventlederen drejebogen, kalder cues til lyd, lys, taler og servering, tager sig af talerne og løser problemer i det stille, fra en forsinket levering til en gæst, der har brug for hjælp. Bagefter styrer eventlederen nedtagningen, tjekker leverandørerne ud og afleverer lokationen. Hele vejen igennem er det den ene person, som lokationen, cateringen og crewet refererer til, og den eneste, du behøver at finde.

Eventlederen kommer før den første leverandør og går efter den sidste. Ved de fleste events betyder det at være på stedet fra indleveringen, ofte flere timer før dørene åbner, til nedtagningen er færdig, og lokationen har godkendt afleveringen. Ved store konferencer kan det omfatte en opstillingsdag i forvejen. De præcise timer skrives ind i tilbuddet sammen med planen for pauser, så der ikke er tvivl om dækningen. Vi holder også en afsluttende briefing dagen før med dig og de vigtigste leverandører og en kort evaluering bagefter, så eventlederens viden om dagen ikke går tabt, når lokationen er ryddet.

Ja, men vi skal have tid med planen først. Har dit eget team eller et andet bureau planlagt eventet, beder vi om drejebogen, leverandørlisten med kontakter og oplysninger om lokationen og holder derefter et overdragelsesmøde og helst et besøg på stedet. Er drejebogen tynd, styrker vi den før dagen, så cues og ansvar er tydelige. Til et større event skal vi have mindst en uge eller to i forvejen for at gøre det ordentligt. At møde op om morgenen uden briefing hjælper ingen, så vi siger ærligt til, hvis tidsplanen er for kort.

De fleste problemer bliver løst, før de når dig, med de beredskabsplaner, der er skrevet ind i drejebogen. En forsinket levering, en mikrofon, der svigter, en taler, der ikke er dukket op, eller en pludselig regnbyge har alle en planlagt løsning og en ansvarlig person. Eventlederen beslutter, informerer de berørte leverandører og går kun videre til dig, når en beslutning ændrer selve eventet. Ved sikkerhedsspørgsmål, som en gæst, der bliver dårlig, følger vi lokationens procedurer og kontakter beredskabet, når det er nødvendigt. Bagefter får du en ærlig beretning om, hvad der skete, og hvad der blev gjort, i stedet for en version, der skjuler det.