Koncept og
drejebog

Ja, hvis eventet har taler, en afsløring eller en tidsbestemt serveringsrækkefølge. Små events lider faktisk mere, når tiden skrider, fordi der ikke er luft i programmet og ingen stor forsamling at gemme en pause i. En formel drejebog sikrer, at cateringfirmaet, DJ’en, taleren og værten arbejder efter samme ur. Til en enkel reception uden program er et tidsark på én side nok, med ankomst, servering, en eventuel skål og afslutning, og det er det, vi ville lave. Testen er enkel: Hvis mere end to leverandører skal vide, hvornår noget sker, skal det skrives ned.

Den vil skride på et tidspunkt, og drejebogen er det, der holder det til at håndtere. Et godt dokument viser, hvilke dele der kan komprimeres, hvilke der ikke kan flyttes, og hvem der har beføjelse til at beslutte. Taler en oplægsholder for længe, ved lederen på stedet allerede, om den næste pause skal kortes ned, middagen skubbes eller DJ-sættet forkortes, og køkkenet og AV-holdet får besked med det samme. Gæster opdager sjældent en forsinkelse, der bliver håndteret godt. De opdager det, når ingen ser ud til at vide, hvem der har ansvaret, og derfor er det én navngiven person, der har dokumentet og træffer beslutningen.

En dagsorden fortæller gæsterne, hvad der sker; en drejebog fortæller crewet, hvordan det skal ske. På dagsordenen står måske „Velkomst og keynote, 9.00“. Drejebogen deler det op i dørene, der åbner, musik til indgangen, salens lys, der dæmpes, værtens cue, mikrofontjek, skift af slides og det øjeblik, hvor sceneafvikleren giver ordet til keynotetaleren, hver med et tidspunkt, en person og en nødplan. Til en konference fylder den som regel flere sider og ligger hos lederen på stedet, AV-operatøren og lokationen. Gæsterne ser den aldrig, og det er netop meningen.

Et arbejdsudkast bør findes seks til otte uger før eventet, og den endelige version bør låses cirka en uge før. Det tidlige udkast lader leverandørerne tjekke deres egne tider og melde konflikter, fx et cateringfirma, der skal bruge længere tid på at rydde, eller en lokation, der først tillader opstilling efter kl. 12. Den endelige version sendes ud med navne, telefonnumre og cue-punkter og ligger fast, medmindre produceren godkender en ændring. Dagen før eller om morgenen på dagen gennemgår vi den med nøglepersonerne og holder en teknisk prøve, og det er der, de sidste små problemer bliver fundet.

Konceptudvikling omsætter formålet med eventet til beslutninger om, hvordan det ser ud, lyder og forløber. Vi starter med, hvad eventet skal opnå, og hvem det er for, og foreslår derefter en central idé, som format, lokationens stil, musik, scene og invitationer alle følger. Et godt koncept er kort nok til at blive forklaret for en leverandør i én sætning og præcist nok til at udelukke ting. Det er knyttet til dit brand frem for et generisk tema, og det præsenteres med et overslag over budgettet, så du kan vurdere det på pris såvel som appel. Når det er aftalt, former det hver linje i drejebogen.

Ja, drejebogen som selvstændig ydelse er noget, vi ofte bliver bedt om. Dit team beholder lokation, leverandører og gæsteliste, og vi gør programmet til et dokument minut for minut med cues, roller og nødplaner. Vi interviewer de involverede, indsamler leverandørernes tider og besøger lokationen, hvis det er nødvendigt. Resultatet afleveres i et format, dit team selv kan vedligeholde, med en kort gennemgang af, hvordan det bruges. Mange kunder kombinerer det med vores ledelse på dagen, så en erfaren person kalder cues på dagen, mens jeres egne medarbejdere bruger eventet sammen med gæsterne.