Tjeklisten til event-microsites: hvad der skal være klar otte uger før

Hvorfor lancere otte uger før eventet?

Otte uger er omtrent det tidspunkt, hvor de inviterede begynder at træffe rigtige beslutninger. Travle folk fylder kalenderen flere uger frem, gæster udefra skal have tid til at booke fly og hotel, og ledere skal måske godkende deltagelsen. Til en konference, en produktlancering eller en stor firmafest i København kommer en side, der dukker op tre uger før, efter at mange allerede har sagt nej til noget andet den dag.

Der er også en praktisk grund. En microsite, der går online tidligt, giver dig tid til at finde fejl, mens der ikke står så meget på spil: en formular, der ikke virker, en forvirrende billettype, en mail, der havner i spam. Det er nemt at rette med 50 tilmeldinger. Med 500 er det ikke.

Til mindre interne events kan fire til seks uger være nok. Til internationale konferencer eller events, hvor gæsterne flyver ind, er ti til tolv uger mere sikkert. Otte uger er et fornuftigt udgangspunkt for de fleste firmaevents.

Hvad skal være online på lanceringsdagen?

Den første version skal være kort, korrekt og komplet i det, den siger. Intet på den bør skulle rettes en uge senere.

• Eventets navn, dato og tidspunkt, inklusive tidszone, hvis gæsterne kommer fra udlandet.
• Sted og by, også selvom lokalet ikke er bekræftet endnu. „Centralt i København, stedet offentliggøres i marts“ er bedre end ingenting.
• Hvorfor deltage, i to eller tre sætninger. Hvem det er for, og hvad de får ud af det.
• Tilmelding eller billetsalg, der virker på mobilen, med en tydelig pris eller besked om, at det er gratis at deltage.
• Oplysninger om arrangøren og en kontaktadresse til spørgsmål.
• Privatlivspolitik og cookiesamtykke, der svarer til det, du faktisk indsamler og tracker.
• Det grundlæggende til deling: sidetitel, beskrivelse og et preview-billede, så links ser rigtige ud på LinkedIn og i mails.
• En „tilføj til kalender“-fil, så datoen ryger direkte ind i Outlook eller Google Kalender.

Vælg også adressen tidligt. Et subdomæne eller en kort sti på dit hoveddomæne er ofte nemmere at administrere og mere troværdigt end et nyt domæne købt til ét event. På siden om microsites til events og kampagner forklarer vi, hvordan vi vælger mellem dem.

Hvordan skal tilmelding og gæstedata håndteres?

Tilmeldingen er den del af siden, der skal være fejlfri. Det er også her, de fleste juridiske forpligtelser ligger.

1. Spørg kun om det, du har brug for. Navn, mail og virksomhed er ofte nok. Kostbehov og behov for tilgængelighed kan indsamles senere, tættere på datoen.
2. Vær tydelig om formålet. Efter GDPR skal gæsterne vide, hvorfor du indsamler hver oplysning, og hvor længe du gemmer den. Oplysninger om kost og helbred kræver særlig omhu.
3. Hold marketingsamtykket for sig. At sige ja til at deltage er ikke at sige ja til et nyhedsbrev. Brug et separat afkrydsningsfelt, der ikke er krydset af på forhånd, hvis du vil have tilladelse til fremtidig markedsføring.
4. Test bekræftelsesmails. Send dem til Gmail, Outlook og en firmaadresse. Tjek, at de kommer frem, ikke bliver markeret som spam og indeholder dato, sted og en mulighed for at melde fra.
5. Planlæg kapaciteten. Beslut, hvad der sker, når pladserne er væk: en venteliste, en lukket formular eller en besked om at kontakte arrangøren.

Egentlige billetplatforme, blandt andet Billetto og Eventbrite, som er udbredte i Danmark, håndterer betaling og kapacitet godt. En enkel formular er ofte bedre til gratis events kun for inviterede, hvor en brandet oplevelse betyder mere end billetsalg.

Hvad bliver tilføjet i uge seks til tre?

Det er perioden, hvor interessen skal bygges op. Planlæg indholdet i bølger, og brug hvert nyt stykke som anledning til at sende en kort påmindelse til de inviterede, der endnu ikke har tilmeldt sig.

Rejseoplysninger fortjener ordentlig opmærksomhed ved events i København. Gæster fra udlandet vil vide, hvordan de kommer fra lufthavnen, som ligger en kort metrotur fra centrum, om stedet ligger tæt på en metro- eller S-togsstation, og hvor de kan bo. Danske gæster vil gerne vide noget om parkering og adgang på cykel. Skriv det én gang, omhyggeligt, og link til det fra bekræftelsesmailen.

Hold øje med tallene i denne periode. Tilmeldinger per uge, andelen af inviterede, der åbnede hver påmindelse, og de sider, folk besøger, før de tilmelder sig, fortæller dig, om eventet er på rette spor. Går tilmeldingerne i stå i uge fire, er der stadig tid til at ændre budskabet, forlænge en early bird-pris eller bede talerne om at dele linket. I uge et er der ikke. Sørg for, at analytics og antallet af tilmeldinger er synlige for hele eventteamet, ikke kun for den, der byggede siden.

Hvad skal der ske de sidste fjorten dage?

I de sidste to uger skifter siden fra marketingværktøj til praktisk guide for dem, der kommer.

• Lås programmet, og markér sene ændringer tydeligt i stedet for at rette tiderne i stilhed.
• Offentliggør oplysninger om ankomst: indgang, tider for check-in, garderobe, wifi og hvem man ringer til, hvis man farer vild.
• Forbered siden til dagen. En enkel mobilside med rækkefølgen, navnene på lokalerne og et kort virker bedre end en PDF til download.
• Test check-in. Viser gæsterne en QR-kode fra deres bekræftelse, så test scanningen på stedet med det faktiske udstyr og netværk.
• Tjek belastning og oppetid. Påmindelsesmails sendt til alle på én gang kan give en spids i trafikken. Sørg for, at hostingen kan klare det.
• Aftal, hvem der må redigere siden på dagen, og hvor hurtigt en ændring kan udgives.

Siden og eventet kører efter den samme tidsplan, så dem, der bygger siden, bør være med i produktionsplanen. Når vi står for hele eventproduktionen, planlægges microsite’en sammen med drejebogen af netop den grund.

Hvad sker der med microsite’en efter eventet?

Beslut det før lanceringen, ikke bagefter. De typiske muligheder:

• Lav den om til et recap. Erstat tilmeldingen med billeder, en kort film og præsentationer til download. Det virker godt ved årlige events, hvor næste års gæster vil kigge på sidste års.
• Omdiriger den. Peg adressen mod en relevant side på dit hovedsite, så links i gamle mails og opslag stadig fører et brugbart sted hen.
• Behold den til næste år. Et tilbagevendende event har gavn af en fast adresse, der over tid samler links og synlighed i søgninger.

Uanset hvad du vælger, skal du tage dig af tilmeldingsdataene. Slet eller anonymisér det, du ikke længere har brug for, behold kun det, gæsterne har givet samtykke til, og luk formularerne, så ingen tilmelder sig et event, der er overstået. Send derefter en takkemail med et link til recappet, mens dagen stadig er frisk i folks hukommelse.