En tidsplan for firmaevents, fra tolv måneder før til selve aftenen

Hvorfor tidsplanen går baglæns fra aftenen

Hvert event har ét fast punkt: det øjeblik, dørene åbner. Alt andet afhænger af noget. Bandet kan ikke bekræftes, før datoen er det, invitationen kan ikke designes, før stedet er kendt, og antallet til cateringen kan ikke være endeligt, før folk har svaret. Når du planlægger baglæns fra aftenen, bliver de afhængigheder synlige, og du kan se, hvor du har luft.

Tidsplanen herunder går ud fra et firmaevent for cirka 100 til 400 gæster i eller omkring København: en sommerfest, en produktlancering, en konference med middag eller en julefrokost. En middag for 30 kan gå meget hurtigere. Et event over flere dage, hvor gæster rejser ind fra andre nordiske kontorer, kræver mere tid i starten.

Tolv til seks måneder før: beslutninger, der former alt

De første måneder er ikke travle, men de valg, der træffes her, sætter rammerne for alt senere.

• Formål. Skriv én sætning om, hvorfor eventet findes, og hvordan succes ser ud. „Sig tak til medarbejderne efter et hårdt år“ og „lancér produktet for 200 partnere“ fører til forskellige steder, programmer og budgetter.
• Budget og ansvarlig. Aftal et samlet budget, hvem der godkender udgifter, og hvor stor en buffer du holder tilbage. Mange planlæggere holder omkring 10 til 15 procent tilbage til det uventede, men det rigtige tal afhænger af, hvor mange ubekendte der er tilbage.
• Dato. Tjek den op mod skoleferier, de store danske sommerferieuger i juli, helligdage som Kristi Himmelfartsdag og pinse, store messer i din branche og virksomhedens egne rapporteringsfrister.
• Shortliste over steder. Besøg to eller tre steder. Spørg til kapaciteten i din opstilling (siddende middag og stående reception giver meget forskellige tal), strøm, støjgrænser, sluttidspunkt og hvad der er inkluderet.

Til et event i december skal denne fase ofte begynde i foråret. Julefrokostsæsonen fylder populære steder, cateringfirmaer og DJ’s op tidligt, og fredagene i slutningen af november og starten af december ryger først.

Seks til tre måneder før: leverandører og program

Når kontrakten med stedet er underskrevet, booker du de leverandører, der er sværest at erstatte. Det betyder som regel catering (hvis stedet ikke selv leverer det), underholdning, lyd og lys, foto eller film og en vært, hvis du har brug for en. Arbejdet med koordinering af leverandører og lokation handler mest om denne fase: at få sammenlignelige tilbud, tjekke, hvad hver leverandør går ud fra, at de andre gør, og få det på skrift.

Skitsér samtidig programmet. Hvem taler, hvor længe, og på hvilket sprog? Er der et øjeblik, aftenen bygger op til? Hvad sker der de første tyve minutter, når gæsterne ankommer, og ingen ved, hvor de skal stille sig? Et groft program nu giver leverandørerne mulighed for at planlægge ordentligt i stedet for at reagere på en tidsplan, der bliver sendt to dage før.

Det er også nu, du skal beslutte eventets udtryk: design af invitation, skiltning, navneskilte og eventuel eventhjemmeside eller tilmeldingsside. Eventbranding tager længere tid, end folk regner med, primært på grund af interne godkendelsesrunder.

Læs hver kontrakt, før du skriver under, og kig efter de samme få vilkår hver gang:

• afbestillingsskalaen, og hvad du skylder på hvert tidspunkt, hvis eventet flyttes eller aflyses;
• fristen for endeligt antal, og hvor meget antallet kan falde uden ekstra betaling;
• hvad der er inkluderet i prisen, og hvad der faktureres pr. time, for eksempel overarbejde, rengøring eller vagter;
• hvem der har forsikringen for udstyr og for gæster på stedet.

Hvis gæsterne rejser ind fra kontorer i Sverige, Norge eller længere væk, så læg reservation af hotelværelser ind i denne fase. Hoteller frigiver ubrugte værelser på en fast dato, så skriv den ind i planen.

Hele tidsplanen i overblik

Brug den som en tjekliste at starte fra, og tilpas den til dit eget event.

Tre måneder til to uger før: invitationer og detaljer

Invitationer til firmaevents i Danmark sendes som regel seks til otte uger før. Til store events, eller når gæsterne rejser fra udlandet, giver en save the date tre til seks måneder før folk en chance for at sikre datoen i kalenderen. Tilmeldingen bør spørge om alt det, du skal vide, på én gang: deltagelse, kosthensyn, allergier og tilgængelighed. Når du indsamler navne og oplysninger om kost, behandler du personoplysninger, så begræns det til det nødvendige, opbevar det sikkert, og slet det efter eventet i overensstemmelse med GDPR.

Samtidig hober detaljerne sig op:

• en smagsprøve på menuen hos cateringen og bekræftelse af drikkevarer og tider for servering;
• en teknisk brief til leverandøren af lyd og lys med hver mikrofon og hver video på listen;
• en plantegning, der viser barer, scene, garderobe, nødudgange og hvor der vil opstå køer;
• trykfiler til skilte, menukort og navneskilte, sendt med tid til en korrektur;
• en plan B for vejret, hvis en del af aftenen foregår udendørs, og det bør der være i Danmark, selv i juni.

De sidste fjorten dage: bekræft, opfind ikke

To uger før vil cateringen have det endelige antal, og eventet ligger stort set fast. Det er her, en detaljeret drejebog gør sig fortjent: hvert punkt, hvert cue, hver ansvarlig person, med tider ned på minuttet. Del den med alle leverandører, og bed hver af dem om at tjekke deres del.

Modstå nye idéer på dette tidspunkt. Et sent ønske om en konfettikanon eller en overraskelsesvideo er sjældent umuligt, men det tager opmærksomheden fra bekræftelserne. Brug i stedet tiden på at briefe talerne, indsamle præsentationer i det rigtige format, gøre bordplanen færdig og sikre, at nogen har en printet liste med alle leverandørers telefonnumre.

På dagen og ugen efter

På dagen bør planen give plads til et fuldt teknisk tjek, en prøve på de vigtigste øjeblikke og en rolig halv time, før dørene åbner. En kort briefing for personale og værter fortæller alle, hvor tingene er, og hvem de skal ringe til. Fra dørene åbner, skal én person holde fast i tidsplanen og træffe beslutningerne, og det er kernen i ledelse på dagen.

Regn med, at noget går anderledes end planlagt. En taler trækker over tid, den første bus med gæster er forsinket, en ret kommer ti minutter for sent ud. Små buffere i tidsplanen, som regel fem til ti minutter omkring de vigtigste øjeblikke, opsuger det, uden at nogen opdager det. Hav kontaktlisten over leverandører og drejebogen på papir og ikke kun på telefonen.

Eventet er ikke slut, når den sidste gæst går. I den følgende uge sender du en takkebesked, mens folk stadig husker aftenen, deler fotos eller en recap-film, tjekker fakturaer op mod tilbuddene og holder en kort evaluering med noter til næste år. Det er de noter, der gør den næste tidsplan fra tolv måneders slid til en glattere gentagelse.