Lyd · Teknisk brief
Sådan skriver du et brief til lyd og lys til et event
Kabler, cues og et stille rum
Et godt brief til lyd og lys til et event fortæller leverandøren, hvad der sker i rummet, minut for minut, i stedet for hvilket udstyr der skal med. Det dækker lokalet og strømmen, antal gæster, hver mikrofon og hvert afspilningsøjeblik, lysstemningen, tider for indlæsning og støjgrænser. Med det på plads kan et produktionsteam i København give et præcist tilbud og planlægge et show, der virker første gang.
På denne side
Start med det, der sker, ikke med en udstyrsliste
Mange briefs kommer som en liste: to højttalere, én mikrofon, nogle farvede lamper. Det kan leverandøren give tilbud på, men det passer måske ikke til rummet, og ingen opdager det, før en taler ikke kan høres bagerst. Et bedre brief beskriver eventet og lader produktionsteamet vælge udstyret.
Skriv et kort afsnit om formålet med eventet og publikummet, og gå derefter programmet igennem i rækkefølge. Notér for hver del, hvad gæsterne skal høre og se. „Velkomstdrinks med baggrundsmusik, hvor folk kan tale sammen uden at råbe“ fører til helt andre valg end „et DJ-sæt fra 22.00, der skal føles som en klub“. Har du allerede et udkast til en drejebog, så vedhæft det, også selvom tiderne vil flytte sig.
Tilføj de grundlæggende oplysninger, der styrer alle tekniske beslutninger: datoen, antal gæster, om folk står eller sidder ved borde, og om eventet bliver streamet, filmet eller optaget. En siddende middag for 120 med tre korte taler kræver et beskedent, diskret anlæg. En stående lancering for 300 med produktafsløring, en video og et band kræver meget mere, og det skal stå et andet sted i rummet.
Fakta om lokalet, som en leverandør ikke kan gætte
De fleste overraskelser på dagen kommer fra bygningen. Bed lokalet om disse oplysninger og send dem videre, gerne med en plantegning og billeder:
- Rummets størrelse og loftshøjde, og om rummet er langt og smalt, kvadratisk eller fordelt på flere etager.
- Strøm: hvor stikkontakterne er, hvilke grupper de deler, og om der er trefaset strøm (i Danmark som regel røde CEE-stik på 16, 32 eller 63 ampere) til større lys- og lydanlæg.
- Ophæng: om du må hænge noget op i loftet, hvor ophængspunkterne er, og om lokalet kræver sine egne riggere.
- Adgang: vej til indlæsning, elevatorer, trapper, parkering til en varevogn og det tidligste tidspunkt, crewet må komme ind.
- Lokalets eget udstyr: indbygget lydanlæg, projektorer eller lys, der kan bruges, og hvem der betjener det.
- Akustik: hårde overflader, glas og beton gør tale sværere at forstå, og det påvirker valget af højttalere.
Ældre bygninger i København ser ofte perfekte ud og viser sig at have begrænset strøm og strenge regler for at fastgøre noget på væggene. At vide det en måned før er billigt. At opdage det ved indlæsning er det ikke.
Hvad lyddelen af briefet skal indeholde
Lyd til events består af to opgaver: tale, der skal forstås, og musik, der skal føles rigtig. De kræver forskellig behandling, og de fleste events har begge dele.
Stemmer
Skriv alle op, der skal tale, synge eller præsentere, og hvordan. Håndholdte mikrofoner passer til værter og Q&A; headset- eller myggemikrofoner passer til oplægsholdere, der bevæger sig eller bruger hænderne. Paneler kræver én mikrofon per person plus én til moderatoren. Spørgsmål fra salen kræver mindst én håndholdt mikrofon, der kan gå rundt, og en person til at bære den.
Afspilning
Notér hvert øjeblik, hvor lyden kommer fra en computer eller en skærm: musik til entréen, videoer med lyd, et lydlogo før keynoten. Skriv, hvem der leverer filerne og i hvilket format, og send dem før dagen. Videoer med lyd går ofte galt, så bed om en test.
Musik
Til baggrundsmusik skal du skrive, om det er en playliste, en pianist eller en DJ, og hvilket niveau du ønsker under middagen. Til livenavne skal du have deres tekniske rider tidligt: den viser deres sceneopstilling og krav til input, og den indeholder ofte behov, der ændrer tilbuddet. Slutter aftenen med dans, skal briefet sige fra hvornår, så planen for lyd og lys kan skifte fra et taleopsæt til et større anlæg uden en lang pause.
Hvad du skal skrive om lys
Lys har tre opgaver ved de fleste events: at gøre folk på scenen synlige, at give rummet en stemning og at få eventet til at se godt ud på kamera. Beskriv alle tre.
- Scene og talere: hvor folk skal stå, og om ansigterne skal være jævnt belyst til film eller streaming.
- Stemning i rummet: farver, om brandfarverne har betydning, og hvordan lyset skal skifte fra ankomst til middag til fest.
- Dagslys: et sommerevent i Danmark kan være helt lyst til sent på aftenen, og så er farvet lys næsten usynligt. Mørklægning eller et senere starttidspunkt kan betyde mere end ekstra lamper.
- Effekter: hazer gør lysstråler synlige, men den kan udløse røgalarmer. Mange lokaler kræver, at alarmerne kobles fra af deres egen tekniker, nogle gange mod betaling. Spørg, før du planlægger med det.
Skal eventet filmes eller fotograferes, så skriv det her. Kameraer kræver mere jævnt lys på ansigterne end et rum fuld af gæster, og optageholdet og lysdesigneren bør tale sammen før dagen.
Et brief på én side
Tabellen nedenfor er en kompakt udgave af det, en leverandør har brug for. Har hver række et svar, kan tilbuddet blive præcist og planen realistisk.
| Emne | Hvad skal med | Hvem ved det typisk |
|---|---|---|
| Event og publikum | Formål, antal gæster, stående eller siddende | Arrangør |
| Program | Rækkefølge på punkterne med omtrentlige tider | Arrangør eller producer |
| Lokale | Plantegning, strøm, ophæng, adgang, eget udstyr | Lokalets ansvarlige |
| Stemmer | Antal talere, mikrofontype til hver | Ansvarlig for programmet |
| Afspilning | Videoer, musikcues, filformater, deadline | Ansvarlig for indholdet |
| Livemusik | Navne på artister, tekniske ridere, spilletider | Bookingkontakt |
| Lys | Scene, stemning, brandfarver, behov ved filmning | Arrangør og designer |
| Regler | Støjgrænser, sluttidspunkt, regler for hazer, forsikring | Lokalet, nogle gange kommunen |
| Tider | Indlæsning, lydcheck, prøve, dørene åbner, udlæsning | Lokalet og produceren |
Støjgrænser, tilladelser og de timer, ingen budgetterer med
Indendørs lokaler har som regel deres egne regler for lydniveau og sluttidspunkt, ofte på grund af naboerne. Udendørs events er anderledes: i Danmark kan kommunen stille betingelser om støj og tidspunkter som en del af tilladelsen til at bruge et offentligt areal, og detaljerne varierer fra kommune til kommune. Tjek betingelserne i god tid, for de påvirker placeringen af højttalere og størrelsen på anlægget.
Tid er den anden skjulte udgift. En realistisk tidsplan rummer indlæsning, opsætning, et lydcheck med de faktiske talere og optrædende, en prøve på overgangene, en pause før dørene åbner og udlæsning efter den sidste gæst. Klemmer man dem for at spare en crewtime, kan det som regel ses. Bed om tidsplanen sammen med tilbuddet, og tjek, at den passer til lokalets adgangstider.
Hvad du skal spørge om, når tilbuddet kommer
Et brief er første halvdel af en samtale. Når tilbuddet kommer, så læs det op mod dit program i stedet for at sammenligne totalbeløb mellem leverandører. To tilbud kan ligne hinanden og dække meget forskellige mængder arbejde.
- Crew: hvor mange teknikere der er på stedet, i hvilke timer, og om nogen bliver ved mixeren hele programmet igennem eller kun under opsætningen.
- Reserver: om ekstra mikrofoner, kabler og en ekstra afspilningskilde er med.
- Transport og parkering: står ofte for sig, og i det centrale København er parkering til en varevogn ikke nogen selvfølge.
- Overarbejde: prisen, hvis festen fortsætter efter det aftalte sluttidspunkt, og hvornår den begynder at gælde.
- Forsikring og sikkerhed: hvem der har ansvaret for ophæng og kabelføring over gangarealer, og om leverandøren har en ansvarsforsikring.
- Ændringer: fristen for at tilføje en mikrofon eller en video, og hvad sene ændringer koster.
Mangler der noget, så spørg, før du skriver under. En leverandør, der svarer klart på de spørgsmål, er som regel også den, der svarer roligt over radioen, når keynotetaleren kommer for sent.
Før du booker
Hvad arrangører spørger om
tekniske ridere
En teknisk rider er et dokument, der viser, hvad en optrædende eller en oplægsholder har brug for på scenen: mikrofoner, input, monitorer, strøm og nogle gange lys. Du skal have en fra hvert band eller hver artist, du booker, og det hjælper at skrive en enkel én til dit eget program.
Til et firmaevent kan din rider være kort. Skriv hver taler op, deres foretrukne mikrofon, eventuel afspilning fra computer eller video, og om de skal bruge en talermonitor eller en klikker. Send den sammen med briefet, så lydleverandøren kan samle den med de optrædendes ridere i én plan. Uden den må leverandøren gætte, og gæt ender typisk med enten for meget udstyr eller én mikrofon for lidt, når panelet sætter sig.
Til de fleste firmaevents bør du booke lyd og lys mindst seks til otte uger i forvejen, og tidligere i travle perioder. Sidst i november og i december er der fyldt op med julefrokoster, og sommerweekenderne fyldes med festivaler og bryllupper.
At booke tidligt sikrer crew og udstyr, men det giver også tid til en besigtigelse, som betyder mere, end folk tror. En leverandør, der har set rummet, kan planlægge kabelføring, strøm og placering af højttalere ordentligt. Er lokalet usædvanligt, for eksempel et lagerhus, en tagterrasse eller en historisk bygning, så beregn længere tid, for spørgsmål om strøm og adgang kræver ofte flere runder mails med lokalet, før planen kan bekræftes.
Nogle gange, til tale og baggrundsmusik i det rum, det er bygget til. Mange hoteller og konferencesteder har et indbygget anlæg, der fungerer fint til en taler ved en talerpult og en playliste under middagen.
Det har det typisk svært med paneler, livemusik, høj dansemusik eller rum, der er indrettet anderledes end normalt. Spørg lokalet præcist, hvad der er med: hvor mange trådløse mikrofoner, om der er en mixer og en tekniker, og om anlægget dækker hele rummet jævnt. Del derefter listen med din leverandør, som kan foreslå at supplere i stedet for at erstatte. Det er almindeligt at kombinere lokalets eget og lejet udstyr, men én skal have ansvaret for hele anlægget på aftenen, så aftal, hvem det er.
Ved et velorganiseret event står der en reserve klar, så taleren får en ny mikrofon i hånden inden for få sekunder. Trådløse mikrofoner svigter af forudsigelige grunde, især flade batterier og radiointerferens, og begge dele kan man planlægge efter.
Spørg din leverandør, hvordan de håndterer det. God praksis omfatter friske batterier til hver session, en opladet håndholdt reserve på scenen eller hos teknikeren, frekvenskoordinering før dørene åbner og en tekniker ved mixeren, hver gang nogen taler. Til vigtige øjeblikke som en keynote fra direktøren eller en prisoverrækkelse giver nogle crews taleren et headset og har en håndholdt mikrofon på stativ som backup. Det koster ikke meget, og det gør en mulig pinlig situation til en lille pause, som de fleste gæster ikke vil huske.