Sådan vælger du en DJ til et firmaarrangement

Hvorfor en firmafest er en anden opgave

En klub-DJ spiller for folk, der har valgt klubben, fordi de kan lide musikken. En DJ til firmafesten spiller for folk, der deler en arbejdsgiver, ikke en musiksmag. I lokalet kan der være nyuddannede og folk tæt på pensionen, kolleger fra fem lande, en direktør, der gerne vil danse, og en økonomiafdeling, der ikke vil. Nogle gæster er på dansegulvet klokken 22, andre står stadig i baren og taler om arbejde.

Det ændrer, hvad godt er. Den rigtige DJ til et firmaarrangement kan spille baggrundsmusik under middagen, uden at nogen lægger mærke til det, tilpasse sig taler og prisoverrækkelser, vurdere det rette øjeblik til at åbne dansegulvet og holde det i gang med musik, der virker for det meste af rummet det meste af tiden. Teknisk mixefærdighed betyder noget, men at kunne læse mennesker betyder mere.

Firmaarrangementer har også flere bevægelige dele: en drejebog, en eventansvarlig, et lokale med regler og ofte et fast sluttidspunkt. En DJ, der er vant til bryllupper eller firmafester, ved, hvordan man arbejder med det, og siger tidligt til, hvis en plan ikke holder.

Hvad DJ’en skal vide, før du beder om et tilbud

Et tilbud er aldrig bedre end den brief, der ligger bag. Jo mere du deler fra starten, jo færre overraskelser senere. Send:

• Dato, lokale og tider, herunder adgang til opsætning, gæsternes ankomst, middag, taler og det faste sluttidspunkt.
• Antal gæster og sammensætning, med et ærligt billede af aldersspænd, nationaliteter og hvor meget dans, der kan forventes.
• Aftenens format: reception, siddende middag, prisoverrækkelse, liveband eller en stående fest.
• Musikalsk retning: et par kunstnere eller årtier, der passer til virksomheden, og en kort liste over sange eller genrer, der skal undgås.
• Detaljer om lokalet: rummets størrelse, om der er et fast lydanlæg, strøm, eventuel grænse for lydniveau, og om der bor naboer tæt på.
• Ekstra roller: mikrofon til taler, annoncering af priser, indmarchmusik eller en quiz.

Mange lokaler i København ligger i blandede boligområder eller historiske bygninger, og nogle har lydbegrænsere, der slår strømmen fra over et bestemt niveau. Spørg lokalet om deres regler, før du briefer nogen, så DJ’en kan planlægge udstyr og lydniveau efter dem.

Spørgsmål, du skal stille, før du booker

En kort samtale med en DJ på din shortliste fortæller dig mere end noget promoveringsmix. Nyttige spørgsmål er blandt andet:

1. Hvilke firmaarrangementer har du spillet til det seneste år, og må vi tale med en af arrangørerne?
2. Hvordan ville du planlægge musikken fra ankomst til sidste sang til vores aften?
3. Hvordan håndterer du ønsker, og hvad gør du med et ønske, der ville tømme dansegulvet?
4. Hvilket udstyr har du med, og hvad skal du bruge fra lokalet?
5. Hvad sker der, hvis en del af udstyret svigter, eller hvis du er syg på dagen?
6. Besøger eller tjekker du lokalet på forhånd, og hvornår kommer du for at stille op?
7. Hvad har du på, og holder du pauser undervejs?

Lyt efter detaljer. En DJ, der fortæller, hvordan de åbner dansegulvet efter middagen, eller hvordan de klarer pausen efter direktørens tale, har prøvet det før. En DJ, der kun taler om genrer, kan være fremragende i en klub og forkert til dit rum. Vores bookinger af DJ til firmaarrangementer starter altid med en planlægningssamtale af den slags.

Nogle advarselstegn er værd at tage alvorligt. Vær varsom med en DJ, der ikke kan nævne en nylig firmabooking, som ikke vil skrive tider og udstyr ned, som ikke har en plan for udstyrssvigt, eller som affejer lokalets grænse for lydniveau som noget, de kan snakke sig uden om. Omvendt fortæller en DJ, der lover at spille absolut alt, hvad nogen beder om, dig, at de ikke vil styre rummet. Du skal have en, der har en holdning og stadig lytter til din.

Lyd, udstyr og lokalet

Vær tydelig om, hvem der leverer hvad. Nogle DJ’s har et komplet setup med højttalere, mixer og lys med. Andre forventer lokalets faste anlæg og tager kun deres controller med. Blander man de to uden en plan, ender man med ingen mikrofon i det øjeblik, direktøren rejser sig.

Få disse punkter på skrift:

• Højttalere, der passer til rummets størrelse, og et separat, roligere setup, hvis middagen foregår i et andet rum.
• Mindst én trådløs mikrofon, testet før gæsterne kommer, og helst en reserve.
• Basalt lys til dansegulvet, hvis lokalet ikke har noget.
• Strøm tæt på DJ-pladsen, og hvordan kablerne sikres.
• Backup af det vigtigste: en ekstra afspiller og musik gemt offline, hvis internettet svigter.
• Tider for ind- og udlæsning, parkering og adgang til elevator.

Ved større arrangementer kan det give mening med en separat leverandør af lyd og lys, der arbejder sammen med DJ’en, især hvis der er taler, livemusik eller en scene. Vores team inden for lyd og lys kan tilpasse anlægget til rummet, hvilket ofte betyder mere end, hvor stort det er.

Musikrettigheder til en firmafest

Musik, der spilles for et publikum i Danmark, licenseres som regel gennem Koda, der repræsenterer komponister, sangskrivere og musikforlag, og Gramex, der repræsenterer udøvende kunstnere og pladeproducenter. Lokaler med licens, som restauranter, hoteller og eventsteder, har som regel disse licenser til arrangementer i deres lokaler. Tjek, at det dækker dit arrangement, i stedet for at gå ud fra det.

Det betyder noget, fordi den danske ophavsretslov betragter fremførelse i en erhvervsmæssig sammenhæng for en større gruppe som offentlig, også når gæsterne er inviterede medarbejdere. En stor personalefest på dit eget kontor, i et lager eller i et midlertidigt lokale kan derfor kræve en licens, og ansvaret kan ligge hos arrangøren. Spørg lokalet, DJ’en eller Koda direkte, hvis du er i tvivl. Dette er generel information, ikke juridisk rådgivning, og detaljerne afhænger af arrangementet.

En professionel DJ bruger også musik fra lovlige kilder, ikke numre streamet fra en privat konto. Streamingtjenester til forbrugere er licenseret til personlig brug, og deres vilkår dækker ikke afspilning for et publikum til et arrangement.

Aftalen, og hvad der driver prisen

Få en skriftlig aftale, også til en lille booking. Den skal dække datoen, spilletider og overtidstakst, hvilket udstyr der er inkluderet, tider for opsætning og nedpakning, afbestillingsvilkår, hvad der sker, hvis DJ’en ikke kan komme, og eventuelle musikønsker eller begrænsninger. Hold øje med sluttidspunktet, for at forlænge aftenen på selve dagen er en almindelig kilde til ekstra omkostninger.

Priserne varierer meget fra DJ til DJ, så sammenlign tilbud på omfang i stedet for på det samlede tal. Det er de faktorer, der som regel flytter prisen:

Hvis middagsdelen af aftenen betyder lige så meget som festen, så bed om en skræddersyet playliste til den del, aftalt på forhånd, så DJ’en kan spare sin opmærksomhed til dansegulvet senere.