Sådan skriver du en drejebog, der holder hele aftenen

Hvad en drejebog skal bruges til

En drejebog (på engelsk run-of-show, running order eller show flow) har én opgave: at sikre, at alle, der arbejder på et event, ved, hvad der sker næste gang, hvornår, og hvad de selv skal gøre. Værten, lydteknikeren, lysoperatøren, cateringfirmaet og personen ved døren læser alle det samme dokument, bare fra hver sin vinkel.

Den er ikke det samme som det program, gæsterne ser. Gæsteprogrammet siger „19.30 Middag“. Drejebogen siger, at baren lukker 19.25, at værten står ved mikrofonen 19.28, at lyset dæmpes til middagsindstillingen og baggrundsmusikken skrues ned 19.30, og at køkkenet får besked om at sende forretten 19.32. Det detaljeniveau er det, der får en travl aften til at se ubesværet ud udefra.

Kolonnerne, som enhver drejebog skal have

Formatet betyder mindre end konsekvensen, men de fleste professionelle dokumenter ender med de samme kolonner. Et regneark fungerer godt, fordi det kan sorteres, filtreres og printes.

Nogle events tilføjer en kolonne til sceneinspicientens standby-kald, og større produktioner deler lyd, lys og video op i hver sin kolonne. Til en typisk firmafest eller lancering er de otte ovenfor nok.

Over de tidsatte linjer sætter du en kort sidehoved-blok. Den skal indeholde eventets navn, dato, lokationens adresse, versionsnummer og de vigtigste kontakter med telefonnumre: produceren, lokationens ansvarlige, den tekniske ansvarlige, cateringfirmaet og kundens beslutningstager. Neden under listes crewets mødetider: hvornår hver leverandør ankommer, hvornår det tekniske tjek starter, hvornår prøven er, og hvornår dørene åbner. Mange problemer på dagen skyldes, at nogen ankommer en time efter, de skulle bruges, og én samlet liste over mødetider forhindrer det.

Skriv hver linje, så den ikke kan misforstås

Den hyppigste fejl er ikke et manglende punkt, men et tvetydigt et. Et par vaner hjælper:

• Én ansvarlig pr. linje. „Marketingteamet“ er ikke en ansvarlig. Et navn er.
• Tider i ét format. Brug 24-timersformat hele vejen igennem. Det er standard i Danmark alligevel, men internationale talere og leverandører kan stadig læse „8:15“ som om morgenen.
• Verber til handlinger. „Dørene åbner“, „Lys til middagsindstilling“, „Værten præsenterer pris nr. 2“ giver mindre plads til fortolkning end etiketter som „Priser“.
• Cues knyttet til noget, man kan se. „Musikken fader ud, når direktøren når talerstolen“ er lettere at udføre end „musikken fader ud 20.15“, for direktøren kan være to minutter forsinket.
• Præcise filnavne på hver video, hvert slideshow og hvert lydspor, så de matcher filerne på afspilningscomputeren.

Aftal cue-sproget med det tekniske crew før dagen. Hvis teamet bag lyd- og lysanlæg nummererer lysindstillinger og lydspor, så brug de samme numre i dokumentet, så „LX 4“ og „spor 3“ betyder præcis én ting for alle.

Skriv overgange som selvstændige linjer. Øjeblikket mellem en tale og en video, eller mellem middagen og den første dans, er der, hvor de fleste pinlige pauser opstår, og det er som regel det øjeblik, ingen skrev ned.

Buffere, overskridelser og virkelighedens tider

Nogle dele af en aften trækker ud næsten hver gang: velkomstdrinks, taler, prisuddelinger med mange vindere og alt, hvor en stor gruppe skal flyttes fra ét rum til et andet. Andre dele kan skæres væk efter behov: et ekstra musiksæt, en afsluttende video, en sen snack.

Byg tidsplanen op med det for øje. Læg et par minutters buffer efter hver taleblok, og markér, hvilke punkter der er fleksible. Når aftenen er et kvarter bagud, ved den, der har tidsplanen, præcis, hvor tiden kan hentes ind, uden at spørge nogen. Det hjælper også at aftale et fast sluttidspunkt skriftligt med hver taler og fortælle dem, hvem der giver tegn, når tiden er ved at være gået.

En fase med koncept, drejebog og tidsplan, hvor tiderne testes tidligt ved at læse talerne højt og gå ruten mellem rummene, fanger de fleste overskridelser, før de bliver printet.

Versioner, deling og frysning

En drejebog ændrer sig hele tiden de sidste to uger, og det er fint, så længe alle arbejder ud fra samme version. Sæt versionsnummer og dato i sidehovedet på hver side. Send hver ny version til den fulde liste af leverandører med en kort note om, hvad der er ændret, i stedet for kun at sende ændringerne til de berørte.

Frys den derefter. Et fornuftigt tidspunkt er dagen før eventet eller efter prøven på selve dagen. Derefter rettes ændringer i hånden på de printede kopier af den, der har tidsplanen, og meldes ud over radioen eller ansigt til ansigt. Sene mails med nye vedhæftede filer bliver sjældent læst af teknikeren, der allerede står oppe på en stige.

Print kopier til pulten, sceneinspicienten, værten og køkkenet. Telefoner løber tør for strøm, og et crewmedlem ved en lyspult kan ikke scrolle i en PDF, mens der køres cues.

Afsnittet med plan B, som de fleste dokumenter mangler

Sidst i dokumentet tilføjer du en kort side med „hvis det sker, så gør vi sådan“. Den behøver ikke dække alle muligheder, kun de sandsynlige:

• en taler er forsinket eller syg: hvem der tager over, eller hvilket punkt der rykkes frem;
• en video vil ikke afspille: hvad værten siger, og om den springes over eller prøves igen senere;
• vejret slår om, mens noget foregår udendørs: hvor gæsterne skal hen, og hvem der beslutter det;
• en medicinsk hændelse: hvem der ringer efter hjælp, og hvor førstehjælpskassen og den nærmeste hjertestarter er;
• strømsvigt eller brandalarm: lokationens procedure og samlingsstedet.

De fleste af dem sker ikke. Når de er skrevet ned, behøver teamet ikke improvisere, hvis en af dem sker, og det er det, god ledelse på dagen bygger på.

Øv den, og stol så på den

En drejebog er først bevist, når den er gennemgået i praksis. Selv en kort teknisk prøve, hvor alle cues køres i rækkefølge uden de fulde taler, viser, hvilke overgange der er for stramme, og hvilke filer der mangler. Få så vidt muligt værten og de vigtigste talere op på scenen på forhånd, så de ved, hvor de skal stå, hvilken mikrofon de skal bruge, og hvor udgangen er.

På aftenen har én person dokumentet og kalder showet. Alle andre følger den person, ikke deres egen kopi. Det ene sted, hvor beslutningerne træffes, er det, der får dokumentet til at virke under pres, og det er forskellen på en tidsplan på papir og en tidsplan, der overlever mødet med den faktiske aften.

Gem bagefter den printede kopi med alle rettelserne. De håndskrevne ændringer viser, hvor planen mødte virkeligheden: hvilken tale der løb seks minutter over, hvilken overgang der krævede et ekstra cue, hvilken leverandør der kom for sent. Skriv de noter ind i skabelonen til næste event, så hver drejebog starter fra et bedre udkast end den forrige.